Narzędzia pracy: Budować wewnętrznie czy kupić gotowe?
6 May 2024
Rozmawiamy z Wojciechem Zawistowskim – VP of Engineering w Contractbook, firmie rozwijającej platformę SaaS do centralizowania, zarządzania cyklem życia i ekstrakcji danych z umów cyfrowych.
Autentika: Załóżmy, że potrzebujemy nowej aplikacji biznesowej dla naszej firmy — na przykład narzędzia do tworzenia umów lub planowania harmonogramów pracowniczych. Czy lepiej stworzyć takie narzędzie wewnętrznie (zakładając, że mamy zespół), czy szukać gotowego rozwiązania zewnętrznego?
Wojciech Zawistowski: W tej sytuacji widzę przede wszystkim wady tworzenia rozwiązania wewnętrznego, głównie ze względu na wysokie koszty i nakład pracy. Trzeba wziąć pod uwagę nie tylko początkową fazę budowania narzędzia przez nasz zespół deweloperski, ale też bieżący rozwój i utrzymanie.
Kupno zewnętrznego narzędzia oznacza wydanie sporej sumy pieniędzy, ale tworzenie go samemu oznacza utrzymanie zespołu 10 osób przez rok — to znacznie wyższy koszt. I mówimy tu tylko o jednym narzędziu, podczas gdy zazwyczaj potrzebujemy ich w firmie wiele — nie tylko do umów czy planowania, ale też do fakturowania, kampanii e-mail, CRM itp.
Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że próba zbudowania aplikacji podobnej do Contractbook wewnętrznie jest prawie niemożliwa. Kiedy zaczynaliśmy jako startup, nasz zespół produktowy liczył w szczytowym momencie 60 osób. I to tylko dla jednego produktu, który przez sześć lat udoskonalaliśmy! Firmy takie jak Microsoft czy Google może na to stać, ale małe i średnie przedsiębiorstwa — nie.
Czy narzędzia tworzone wewnętrznie mają zazwyczaj niższą jakość?
Tworząc wewnętrzną aplikację, pewne aspekty mogą zostać pominięte. Można powiedzieć współpracownikom: „Tu jest małe obejście". Aplikacja działa, nawet jeśli nie ma atrakcyjnego interfejsu użytkownika, na przykład. Kwestie jakości to jednak nie wszystko — oczekiwania użytkowników znacznie ewoluowały. Pamiętam stare narzędzia do fakturowania tworzone dla MS-DOS, od których nikt nie oczekiwał świetnego interfejsu ani doświadczenia użytkownika.
Dziś użytkownicy — zarówno deweloperzy, jak i księgowi — coraz bardziej polegają na narzędziach online i wymagają efektywnych rozwiązań. Co więcej, jakość narzędzi może wpływać na decyzję danej osoby o dołączeniu do firmy lub jej opuszczeniu.
Jeśli fakturowanie jest uciążliwe i nie może być zautomatyzowane, wszyscy to odczują. Dlatego z pewnością trudno konkurować z ofertą zewnętrznych firm w tej dziedzinie. Zakładam, że są wyjątki.
Rzeczywiście są. Jeden z nich pojawia się, gdy dziedzina, w której pracujemy, jest tak nowa, że odpowiednie narzędzia nie są jeszcze dostępne. Tak było kilka lat temu, gdy tworzyliśmy własne narzędzia analityczne, bo Google Analytics był jeszcze stosunkowo nowy i niepełny. Poza tym nie wszyscy mieli JavaScript w przeglądarce i były wątpliwości co do dokładności tych analiz. Dziś niemal nie do wyobrażenia jest tworzenie narzędzi analitycznych, które mogłyby konkurować z Google lub innymi profesjonalnymi rozwiązaniami.
Inny wyjątek pojawia się, gdy firma działa na tyle dużą skalę, że standardowe instrumenty rynkowe nie wystarczają na jej potrzeby. Nawet duże sieci detaliczne, które zajmują się różnymi złożonymi kwestiami — kuponami promocyjnymi, kartami podarunkowymi, zwrotami, reklamacjami i różnymi strategiami cenowymi — korzystają z gotowych rozwiązań. W przeszłości było to rzadkością. Dziś jedna aplikacja, taka jak Stripe, obsługuje zarządzanie subskrypcjami, płatności odroczone, raty i transakcje online. W związku z tym tworzenie „drugiego Stripe" dla jednej firmy jest bezcelowe, tym bardziej biorąc pod uwagę niskie ceny tych narzędzi, skierowanych zarówno do dużych firm, jak i małych przedsiębiorstw czy influencerów sprzedających e-booki.
Wyjątek może wystąpić, gdy procesy są złożone i niestandardowe, co utrudnia zarządzanie nimi za pomocą zewnętrznego narzędzia.
Na przykład, gdy wchodziłem na rynek brazylijski w eSky, musieliśmy stworzyć system zakupów ratalnych, powszechną, ale skomplikowaną praktykę w Brazylii. Stworzyliśmy więc własny system, który zintegrowaliśmy z innymi narzędziami. Czytaj też: Wewnętrzne zespoły UX vs. zewnętrzne firmy consultingowe – które podejście wybrać?
Czy dobrze rozumiem, że ta integracja była wtedy ważna?
Tak, bo pozwalała nam powiązać określone rezerwacje lotów z fakturowaniem, co było możliwością, której ówczesne systemy księgowe nie oferowały. Oprogramowanie księgowe służyło wyłącznie do celów księgowych. Jeśli chciałeś zaimportować faktury, musiałeś eksportować je z jednego systemu jako pliki CSV i importować do drugiego. Aplikacje nie komunikowały się ze sobą tak jak dziś, gdzie rezerwacja jest powiązana z fakturą, a do tego z danymi z systemu CRM i raportami do analizy w dziale operacyjnym. Uznaliśmy, że warto stworzyć takie narzędzie, które wnosiło znaczącą wartość.
Jednak każde podejście ma swoje ograniczenia. Na przykład nie tworzyliśmy własnych systemów księgowych ani wsparcia call center, lecz wybieraliśmy profesjonalne narzędzia. Trzymam się zasady, że wewnętrznie tworzy się narzędzia przynoszące przewagę konkurencyjną. Netflix jest znany z wysokiej jakości i szybkiego odtwarzania wideo — to siła tego systemu. Ale gdyby moja firma chciała zamieścić krótki film edukacyjny dla użytkowników, prawdopodobnie wybrałbym YouTube zamiast próbować kopiować Netflix.
Czasem warto tworzyć warstwę „kleju" łączącą różne narzędzia i umożliwiającą płynną komunikację między nimi.
Czy nie jest to możliwe z produktami dostępnymi dziś na rynku?
Pamiętam, gdy pojawiły się pierwsze aplikacje online zastępujące programy desktopowe instalowane w firmach. W tych nowych aplikacjach eksportowanie lub importowanie plików było trudniejsze; często trzeba było przełączać się między interfejsami i logować się ponownie. Twórcy aplikacji szybko dostrzegli ten problem i zaczęli stawiać na łączność, przez co popularność API gwałtownie wzrosła. Nowoczesne programy księgowe nie wymagają już eksportowania plików do przetworzenia i importowania ich do innej aplikacji. API umożliwiają bezpośrednie pobieranie danych; kolejne API pozwalają na bezproblemowe importowanie ich do innych aplikacji.
Ale jak to się ma do wewnętrznego zespołu tworzącego warstwę „kleju"?
Warto się zastanowić, dlaczego firmy w ogóle potrzebują nowych narzędzi. Przecież dokumenty były przetwarzane ręcznie przez tysiące lat. Chodzi jednak nie tylko o zdobywanie nowych umiejętności, ale też o zwiększenie efektywności pracy, usprawnienie procesów i oszczędność czasu i pieniędzy. Jeśli systemy nie są zintegrowane, te korzyści się nie materializują — wszystko jest wprowadzane dwukrotnie, eksportowane, importowane itd.
API były pierwszym krokiem w łączeniu aplikacji. Wewnętrzny zespół mógł tworzyć jedynie warstwę połączeń dla istniejących narzędzi w firmie, zapewniając płynny przepływ danych. W naszym przypadku, wracając do eSky, miało to sens, bo narzędzia były wówczas jeszcze stosunkowo prymitywne i nie wszystko dało się zautomatyzować.
Dziś technologia rozwinęła się do tego stopnia, że API stają się coraz bardziej ustandaryzowane i rozbudowane, a pojawiły się platformy takie jak Zapier, które umożliwiają projektowanie przepływów danych lub procesów w firmie. Takie platformy mogą komunikować się z tysiącami narzędzi, więc tworzenie warstwy połączeń w obecnych warunkach nie zawsze ma sens.
A co jeśli naprawdę mamy niestandardowy proces i dużą organizację?
Moim zdaniem warto w tym momencie pomyśleć o trzymaniu się standardowych procesów i oszczędności czasu i pieniędzy poprzez skorzystanie z gotowej aplikacji. Czy nasz unikalny przepływ pracy jest naprawdę tak ważny?
W Contractbook wyróżniamy się na rynku wyjątkowym narzędziem do obsługi umów, a nie sposobem, w jaki sprzedajemy do niego subskrypcje.
Czytaj też: Jak zbudować system wiedzy wokół nowego narzędzia?
A co jeśli z jakiegoś powodu nie chcemy gotowego narzędzia i mamy do wyboru stworzenie go wewnętrznie lub zlecenie zewnętrznej firmie?
Zatrudnienie agencji będzie droższe niż posiadanie wewnętrznego zespołu. Warto to rozważyć, gdy brakuje nam wiedzy domenowej na dany temat — na przykład gdy chcemy stworzyć narzędzie księgowe, ale nie mamy ekspertyzy w rachunkowości. Ale tu pojawia się pytanie o częstotliwość zmian w takim narzędziu. Często zamawiamy coś, kupujemy i narzędzie nie ewoluuje pomimo zmieniających się potrzeb firmy. Na przykład oprogramowanie księgowe wymaga dość częstych aktualizacji, ale zazwyczaj ze względu na zmiany prawne, a nie wewnętrzne. Inaczej jest, gdy kupujemy narzędzie do obsługi naszych unikalnych procesów — te stale się zmieniają. Dlatego jedynym rozwiązaniem jest tu długoterminowa współpraca z dostawcą, partnerstwo, a nie zwykły zakup produktu.
Dlaczego Twoim zdaniem firmy są dziś tak skłonne do przyjmowania standardowych rozwiązań rynkowych? Czy to dlatego, że postęp technologiczny ułatwia ich tworzenie, czy ze względu na trend standaryzacji procesów i potrzebę jednolitości?
To głównie kwestia dojrzałości rozwiązań online. W przeszłości standaryzacja nie była tak ważna, bo aplikacje działały niezależnie od siebie i wymagały wielu ręcznych zadań. Jednak Internet i rozwój technologii chmurowych sprzyjały standaryzacji tych procesów.
Coraz więcej firm wybiera rozwiązania chmurowe, bo są opłacalne, oferują wysoką jakość i są regularnie aktualizowane.
Niemniej wyzwanie przepływu danych pozostaje — kluczowa kwestia dla wielu firm dziś. Wielu klientów woli bezproblemowy transfer danych bezpośrednio z narzędzi i nie korzysta z pośrednich aplikacji takich jak Zapier.
Contractbook na przykład bezproblemowo integruje dane z systemów CRM, takich jak Salesforce czy HubSpot, do umów, a następnie przekazuje je do oprogramowania do fakturowania. Klienci otrzymują tę usługę jako standardową ofertę, więc nie muszą indywidualnie integrować wszystkich aplikacji. To spełnia dzisiejsze oczekiwania klientów i to my jesteśmy odpowiedzialni za ich realizację. Nawet jeśli nie zawsze jest to łatwe, niektóre połączenia można skonfigurować jednym kliknięciem. Czasem jednak wymagane jest dostosowane połączenie — usługa, którą możemy zaoferować.
Czy dzisiejsza innowacja polega bardziej na integrowaniu aplikacji i narzędzi niż na tworzeniu samych narzędzi?
Narzędzia pracy istnieją od tysięcy lat, ale nie są już obsługiwane ręcznie. Zamiast tego są coraz bardziej ze sobą powiązane, oferując oszczędność czasu i kosztów w czasie rzeczywistym dzięki integracji i automatyzacji usprawniającej różne zadania. Następnym krokiem, który już wdrażamy w Contractbook, jest traktowanie dokumentów jako danych. Umowy i porozumienia są postrzegane nie tylko jako tekst, ale jako cenne dane. Stwarza to możliwości dla sztucznej inteligencji do wyodrębniania liczb, kwot i dat oraz wykonywania zadań takich jak ustawianie przypomnień o odnowieniu umów. Takie podejście prowadzi do znacznych oszczędności czasu i kosztów i prawdopodobnie będzie wiodącym trendem w przyszłości.
Ponadto łatwość użytkowania jest kluczowa, ale często pomijana w wewnętrznych aplikacjach. W Contractbook kładziemy nacisk na użyteczność i jesteśmy dumni z oferowania wygodnego i przyjaznego dla użytkownika interfejsu.
Jak widzisz rolę AI w narzędziach pracy?
Wiele dzisiejszych funkcjonalności to gadżety, które tak naprawdę nie przyspieszają pracy. Celem jest eliminowanie zbędnych kroków, a AI może w tym pomóc. Pierwszym krokiem było tworzenie wizualnie atrakcyjnych i przyjaznych dla użytkownika interfejsów. Drugim jest automatyzacja zadań, a trzecim — oddanie ich sztucznej inteligencji. Oczywiście pełne zaufanie do AI nie jest jeszcze uzasadnione i wyniki wymagają weryfikacji. Jednak jakościowy skok jest już zauważalny. Nasi klienci nie muszą już ręcznie przeszukiwać setek umów — mogą przejrzeć wymagane dane w formacie tabeli dostarczonej przez AI i po prostu kliknąć „ok". Zamiast spędzać godziny na przeglądaniu umów, mogą je przesłać do aplikacji i otrzymać wyodrębnione dane w ciągu 20 minut.
AI jest jednak wciąż w powijakach i wiele jeszcze pozostaje do zbadania w kwestii jej potencjalnych zastosowań w narzędziach pracy.
Wojciech Zawistowski – z ponad 20-letnim doświadczeniem w firmach produktowych ma udokumentowane osiągnięcia w rozwijaniu narzędzi wewnętrznych i komercyjnych w różnych branżach, takich jak podatki, turystyka, legal tech i inne. Specjalizuje się w budowaniu i zarządzaniu cross-funkcjonalnymi, zwinnymi zespołami programistycznymi, skupionymi na orientacji produktowej i klienta. Wojciech jest też autorem treści związanych z karierą i rozwojem zawodowym programistów, które publikuje na LinkedIn i w newsletterach.
