Aplikacje biznesowe: lista kontrolna geeka

Rozmawialiśmy z Danielem Niewińskim, Head of Project Management w Orbitvu, o tym, jakie cechy powinno mieć dobre narzędzie pracy i czy więcej funkcji zawsze oznacza lepiej. Oto co znalazło się na liście kontrolnej entuzjasty narzędzi.

Autentika: Dzisiaj rozmawiamy o tym, jak wybierać narzędzia pracy. Jak podchodzisz do tego procesu? Masz swoją własną listę kontrolną?

Daniel Niewiński: Jestem trochę entuzjastą aplikacji, więc interesuję się wszelkiego rodzaju narzędziami. Ale zawsze zaczynam od pytania, co chcę osiągnąć za pomocą danego narzędzia. Jaki jest jego główny cel? I jak będzie wyglądało codzienne korzystanie z niego – szczególnie przez miesiąc czy rok? Zaczynam od wypróbowania podstawowego zadania, a następnie myślę o powtarzaniu go wiele razy, by sprawdzić, czy narzędzie sobie z tym poradzi.

Lubię elastyczne narzędzia, które można używać jako framework, a nie te z ograniczonymi możliwościami. Na przykład używałem prostej listy zadań jako narzędzia sprzedażowego. Chodzi o eksplorowanie możliwości narzędzia.

Jeśli chodzi o wybór narzędzi do użytku osobistego, jest to dość proste. Ale w przypadku narzędzi dla całej organizacji jest nieco inaczej. Kluczowe pytania pozostają te same: Co chcemy osiągnąć? Jakich statystyk lub danych potrzebujemy? Wiele narzędzi, szczególnie do zarządzania projektami, działa na szerokim poziomie i nie pozwala wejść w szczegóły. Nie każdy tego potrzebuje, ale ja tak. Weźmy na przykład aplikacje do śledzenia zadań. Wszyscy mamy różne potrzeby dotyczące liczby podzadań, jakie chcemy dodawać, a różne narzędzia oferują różne opcje. Czasem możemy dodać tylko jedno podzadanie, innym razem jest to nieograniczone.

Czy uważasz, że nieskończona liczba wyborów jest zawsze lepsza? Gdzie wyznaczyć granicę, by opcje dla użytkownika były bardziej przystępne? Wiele narzędzi ma funkcje, z których większość użytkowników nigdy nie skorzysta.

Nadal chcemy mieć wybór – wiedząc, że funkcja jest dostępna, jeśli jej potrzebujemy. Powinniśmy ograniczać te opcje na podstawie praktycznych przypadków użycia, mówiąc: „Zaprojektowaliśmy to w ten sposób i używamy tego tak". Zawsze będą użytkownicy, którzy chcą zagłębić się głębiej. I mamy teraz dwa scenariusze. W pierwszym narzędzie ogranicza opcje, bo jego twórcy uznali, że mogłoby to być zbyt skomplikowane lub nie osiągnąć pożądanego efektu. Jeśli za tą decyzją stoi dobra analiza, przekonuje mnie to. Jeden lub dwa poziomy zazwyczaj wystarczą dla prostych projektów z czterema zadaniami. Ale przy złożonych projektach i zarządzaniu zawiłymi procesami potrzebujemy wielu poziomów i gałęzi – więc elastyczność jest korzystna: przekształcanie zadań w podzadania, dzielenie ich na etapy, fazy lub bloki. Łatwiej jest radzić sobie z mniejszymi częściami przy dużych projektach, dzieląc je na tygodniowe interwały.

Przeczytaj też: Dlaczego projektowanie aplikacji biznesowych wyróżnia się na tle UX/UI? Moje najważniejsze wnioski

Elastyczność to dla ciebie must-have.

Jest na mojej liście kontrolnej. Zwykle używamy narzędzia, gdy mamy dużo rzeczy do ogarnięcia. Podczas gdy kartka papieru i długopis wystarczają przy kilku zadaniach, zarządzanie setkami staje się prawdziwym wyzwaniem. Dlatego możliwość jednoczesnej edycji wielu elementów jest priorytetem na mojej liście. Chcę jednocześnie obsługiwać 500 podpunktów, wyodrębniać i eksportować dane bez wysiłku, zamiast robić to wszystko ręcznie. Nie ma sensu, jeśli oprogramowanie nie oferuje tej wydajności, a wszystko trzeba robić pojedynczo.

Jest to szczególnie istotne, gdy organizacja opiera się adopcji nowych technologii. Jeśli korzystanie z nowego narzędzia wymaga dodatkowych kliknięć i wysiłku, jest to bardziej obciążenie niż zaleta.

Dlatego szukam funkcji takich jak masowa edycja, konfigurowalne filtry, personalizacja, dodawanie niestandardowych parametrów lub tworzenie i zarządzanie niestandardowymi kategoriami. Wolę korelować różne parametry, wyodrębniać dane i generować raporty, które odzwierciedlają dokładnie to, co chcę zobaczyć. Nie chcę ręcznie dostosowywać raportów jak w Excelu.

Czy Excel jest uważany za dobre narzędzie? Wiele organizacji chwali go za wszechstronność.

Excel to naprawdę świetne narzędzie i niektórzy są w nim naprawdę biegli. To dość imponujące i interesujące. Excel spełnia wiele moich wymagań wobec narzędzia – pozwala edytować duże ilości danych, wyodrębniać informacje i tworzyć niestandardowe pola obliczeniowe. Może jednak być też czasochłonny i łatwy do popełnienia błędów.

Czy cenisz łatwość obsługi i intuicyjny design w narzędziu? Czy narzędzie powinno być na tyle przyjazne dla użytkownika, że nie wymaga żadnego specjalnego szkolenia?

Wygląd i odczucia związane z narzędziem mają ogromne znaczenie, bo wpływają na to, czy mu ufamy, czy nie. Nawet jeśli narzędzie jest nowe i początkowo sprawia trudności, jego wygląd może zachęcać do wypróbowania. Niedawno pobrałem aplikację, która miała mi pomóc, ale miałem trudności z intuicyjnym jej używaniem mimo biegłości w podobnych narzędziach. Kiedy zorientowałem się, jak jej używać, uświadomiłem sobie, ile kroków było zaangażowanych. To wzbudziło we mnie wątpliwości, czy mógłbym wprowadzić tę aplikację komuś innemu i przekonać go, że będzie pomocna. Poza tym wymagania sprzętowe aplikacji sprawiały, że mój komputer miał z nią trudności.

Wypróbowałem też aplikację z przestarzałym interfejsem, który natychmiast mnie zniechęcił. Jeśli używamy narzędzia codziennie, powinno ono przynajmniej spełniać podstawowe standardy UX, żeby nas nie odrzucało. Niektóre aplikacje nadal wyglądają, jakby pochodziły sprzed dwudziestu lat.

Przeczytaj też: A ty – kogo byś zatrudnił? Dylemat specjalizacji w projektowaniu UX/UI

Jakie jest twoje podejście do sztucznej inteligencji w narzędziach? Czy naprawdę poprawia pracę użytkowników?

Z pewnością automatyzacja zadań i ograniczenie nadmiernego klikania, o którym wspomniałem, jest bardzo pożądana. Jednak ludzkie myślenie zawsze przewyższy maszyny, szczególnie w obszarach takich jak kreatywność, empatia i rozumienie emocji. Widzę dwie ścieżki rozwoju AI. Po pierwsze, może nam pomóc wybrać odpowiednie narzędzie. Jeśli jasno zdefiniujemy nasze kryteria – takie jak funkcje i budżet – AI może zaoszczędzić nam mnóstwo czasu na badaniach, zwłaszcza jeśli w pewnym stopniu poznała nasze preferencje.

Dotyczy to nie tylko narzędzi pracy, ale dowolnych zakupów. Na przykład szukając najlepszej patelni, moglibyśmy podać nasze kryteria asystentowi AI, który następnie wyszukałby najlepsze opcje, przedstawiając ich zalety i wady. Po drugie, AI ma ogromny potencjał, by wspierać korzystanie z narzędzi poprzez usprawnianie procesów i eliminowanie nudnych, powtarzalnych zadań.

Chciałbym mieć asystenta AI, który odpowiada na moje potrzeby. Na przykład tworzę wiele scenariuszy w narzędziu, z których każdy wymaga ustawienia osobnej automatyzacji. To żmudny proces z dużą ilością kliknięć. Więc posiadanie asystenta AI do obsługi tych prac przygotowawczych byłoby fantastyczne. Mógłbym po prostu powiedzieć: „Zrób to i to", a później otrzymać powiadomienie: „Cześć, Daniel, twoje 65 automatyzacji jest gotowych!". W szybkim życiu i pracy sugestie AI miałyby naprawdę efekt „wow".

W kwestii narzędzi – niektóre organizacje wolą tworzyć własne dla konkretnych procesów, inne dostosowują swoje procesy do istniejących narzędzi. Jakie jest twoje podejście? Budujesz narzędzia we własnym zakresie, czy kupujesz gotowe z rynku?

Na to pytanie jest tyle odpowiedzi, ile jest firm. Czasem wypróbowanie nowego narzędzia sprawia, że przewartościowujemy nasze procesy, prowadząc do restrukturyzacji i standaryzacji. To może być pozytywna zmiana, pomagająca nam uporządkować metody. Ale czasem ludzie tkwią w swoich przyzwyczajeniach i zmiana nawyków nie jest warta wysiłku. W końcu nie chcemy nikogo do niczego zmuszać.

Zarówno narzędzia tworzone we własnym zakresie, jak i gotowe z rynku mają swoje zalety i wady. Narzędzia rynkowe często wymagają rozległych badań, co może być kosztowne i czasochłonne. Czasem nie ma bezpłatnej wersji demo i musimy spędzić dużo czasu na spotkaniach sprzedażowych przed wdrożeniem aplikacji. Integracja może być również trudna. W takich przypadkach narzędzia własne mają przewagę, ponieważ oferują więcej opcji dostosowania.

Z drugiej strony wiele firm uważa, że ich procesy są unikalne dla ich branży. Jednak firmy i branże często mogą adaptować te procesy, szczególnie przy narzędziach wyposażonych w funkcje filtrowania, grupowania i kategoryzowania. Ważna jest też głębokość customizacji oferowanej przez narzędzie. Nie musimy budować od zera, jeśli narzędzie poradzi sobie ze złożonymi procesami.

Wadą narzędzi własnych jest to, że możemy nie mieć zawsze niezbędnej wiedzy i umiejętności. Budowanie tych kompetencji wewnętrznie może się jednak opłacić. Jeśli mamy ludzi, którzy potrafią tworzyć rozwiązania naszych problemów, możemy rozważyć wprowadzenie własnego narzędzia na rynek. Wiele firm już przechodzi w ten sposób na model SaaS.

Przeczytaj też: Wewnętrzne zespoły UX design vs. zewnętrzne firmy konsultingowe – które podejście wybrać?

Omówiliśmy wiele aspektów dobrego narzędzia pracy. Ale co twoim zdaniem sprawia, że aplikacja lub oprogramowanie zawodzi?

Czasem zauważam decyzje projektowe, które wydają mi się nielogiczne i niespójne. To jak dodawanie opcji A bez uwzględnienia opcji B, która jest następnym logicznym krokiem. Na przykład możesz dostosować szablon raportu i wybrać kolory oraz układ, ale nie możesz go zapisać do późniejszego użycia; musisz go za każdym razem tworzyć od nowa. To ograniczenie zmusza do pracy „na gorąco", improwizowania i adaptowania w oprogramowaniu. Inny przykład to nadawanie nazw projektom i dodawanie prefiksów do ich nazw. Znalazłem narzędzie, w którym można było dodać taki prefiks, ale tylko podczas kopiowania projektu, a nie podczas tworzenia go od zera. To może wydawać się błahe przy kilku projektach, ale przy 50 lub 500 staje się trudne do ogarnięcia.

Czy warto przekazywać feedback twórcom narzędzi w takich sytuacjach? W końcu my, użytkownicy, również możemy pomóc poprawić ich jakość.

Absolutnie. Czasem uczestniczę w głosowaniach społecznościowych, gdzie użytkownicy sugerują nowe funkcje. Pamiętam, gdy w ten sposób dodano funkcję po tym, jak zaproponowali ją użytkownicy naszej firmy. Feedback pomaga dopracować i ulepszać narzędzia, choć czasem te sugestie są ignorowane, co nie świadczy dobrze o dostawcy narzędzia. Podkreśla to znaczenie właściwego planowania działań użytkownika i przewidywania jego zachowania.

Kluczowe jest uwzględnienie skalowalności już na wczesnym etapie tworzenia narzędzia. Mądrze jest wyobrazić sobie, jak narzędzie poradzi sobie z przyszłym użytkowaniem i zapewnić przestrzeń do wzrostu. Jak radziłoby sobie z dwukrotnie większym obciążeniem pracą? Im więcej scenariuszy przygotujemy, tym lepiej możemy sprostać potrzebom użytkowników.

Daniel Niewiński

Od 10 lat prowadzę projekty w różnych obszarach – od marketingu i inicjatyw społecznych po business intelligence, wdrażanie i rozwijanie systemów i aplikacji, a nawet rekrutację celebrytów do nagrywania i śpiewania piosenki kampanijnej zachęcającej mężczyzn do badań onkologicznych. Mam analityczny umysł, pasję do automatyzowania procesów i ogromne zasoby kreatywności i artystycznego chaosu. Co z takiego połączenia wynika? Coś, co pozwala mi każdego dnia pełnić funkcję Head of Project Management w Orbitvu.

Orbitvu to firma technologiczna specjalizująca się w tworzeniu innowacyjnych systemów fotograficznych, które usprawniają tworzenie treści, umożliwiając bezproblemowe generowanie wysokiej jakości zdjęć, prezentacji 360° i filmów produktowych. Setki firm na całym świecie używa zautomatyzowanych urządzeń Orbitvu, które spełniają potrzeby branży modowej, jubilerskiej, meblarskiej i motoryzacyjnej.