Jak zamiana produktu w aplikację, którą pracownicy lubią, napędza wzrost biznesowy

Aplikacje korporacyjne i narzędzia pracy od dawna słyną z wizualnej szarości i uciążliwości. Ponieważ ich głównym celem jest wspieranie pracowników w kluczowych procesach roboczych i realizacji złożonych zadań, UX i estetyka plasowały się na drugim planie. Jednak coraz więcej firm rozumie wagę dobrego UX dla użytkowników korporacyjnych – i oto dlaczego.

Jako konsumenci przyzwyczailiśmy się do intuicyjnych, prostych aplikacji, które mają pomagać nam w codziennym życiu: zamawiania jedzenia i taksówek, zarządzania finansami czy śledzenia postępów treningowych. Jeśli nie jesteśmy zadowoleni z aplikacji – bo jest wolna, nie umożliwia natychmiastowych płatności lub ma nieporęczne funkcje – po prostu zmieniamy dostawcę i szukamy innego produktu.

Większość firm wie, że doskonały UX jest kluczowy dla płacących klientów, ale ma trudności z wdrożeniem tej wartości dla odbiorców wewnętrznych. Wiele aplikacji korporacyjnych wciąż jest określanych jako przestarzałe i dalekie od przyjazności dla użytkownika. Dlaczego tak jest? Czy nie powinno być oczywiste, że narzędzia pracy oferują dobre doświadczenie użytkownika, a tym samym zwiększają produktywność i efektywność procesów wewnętrznych?

Dlaczego UX narzędzi pracy odbiega od nowoczesnych standardów?

Sprawa nie jest taka prosta. Rozbieżność między użytecznością aplikacji konsumenckich a korporacyjnych wynika ze specyfiki narzędzi wewnętrznych. Oprogramowanie korporacyjne jest często dostosowane do konkretnych przepływów pracy, które są wysoce złożone, wielowarstwowe i rzadko liniowe. Musi zawierać długie formularze, wykresy, tabele i dane, a używają go profesjonaliści (w odróżnieniu od aplikacji konsumenckich, które może pobrać każdy).

Te specyficzne przepływy pracy oznaczają, że większość firm wymaga rozwiązań niestandardowych, których budowa i utrzymanie są dość kosztowne. Długoterminowe korzyści ze zwiększonej produktywności i zadowolenia pracowników mogą nie być od razu widoczne, co utrudnia decydentom stawianie inwestycji w UX ponad inne niezbędne potrzeby.

Do tego wiele firm zmaga się z systemami legacy, które są używane od lat. Integrowanie nowoczesnych, zorientowanych na użytkownika aplikacji z tymi starymi systemami może być trudne, a podczas modernizacji narzędzi wewnętrznych często pojawiają się problemy ze zgodnością i migracją danych.

Wreszcie, projektowanie przyjaznych dla użytkownika aplikacji korporacyjnych wymaga specjalistycznych umiejętności wykraczających poza tradycyjne tworzenie oprogramowania, a wiele firm nie ma wewnętrznej wiedzy specjalistycznej w zakresie projektowania zorientowanego na użytkownika. Brak tej wiedzy może prowadzić do tworzenia narzędzi, które działają dobrze, ale nie są przyjazne dla użytkownika, utrwalając cykl niezadowolenia wśród pracowników. Jeśli firma nie przykłada dużej wagi do doświadczenia pracownika, UX używanych przez nich aplikacji staje się mniej priorytetowy. A w odróżnieniu od sektora konsumenckiego, użytkownicy nie mają tu wyboru: nie mogą po prostu pójść do sklepu z aplikacjami i znaleźć alternatywy, jeśli nie podoba im się aplikacja. Co najwyżej pracownicy wypracowują obejścia, by uzupełnić swoją pracę, jeśli oprogramowanie jest niewystarczające.

Czytaj też: 13 liczb pokazujących mierzalne wyniki ulepszonego procesu publikacji

Rozbieżność między użytecznością aplikacji konsumenckich a korporacyjnych wynika ze specyfiki narzędzi wewnętrznych (obraz wygenerowany przez Midjourney).

Ryzyko związane ze złym UX wewnętrznych aplikacji

Źle zaprojektowane aplikacje mają negatywny wpływ na środowisko pracy na wiele sposobów. Mogą prowadzić do niższego zaangażowania pracowników, wpływając na produktywność i powodując frustrację. W niektórych przypadkach może to nawet skłaniać pracowników do szukania lepszego środowiska pracy.

W niektórych przypadkach aplikacje ze złym UX są bardziej podatne na błędy użytkownika, prowadząc do różnych problemów – od niedokładnych danych po zakłócone przepływy pracy. Wyższy wskaźnik błędów obniża ogólną efektywność i prowadzi do silosów informacyjnych oraz awarii komunikacji. Zawodne narzędzie pracy oznacza też, że pracownicy tracą zaufanie do technologii i stają się bardziej oporni wobec nowych produktów lub zmian w firmie.

Zaniedbywanie projektowania zorientowanego na użytkownika często prowadzi do niskich wskaźników adopcji i wymaga rozbudowanych szkoleń, by pracownicy mogli sprawnie korzystać z systemu. Skutkuje to dodatkowymi kosztami i marnowaniem cennego czasu, który mógłby być lepiej spożytkowany na produktywne zadania.

Co zyskujesz dzięki przyjaznym narzędziom pracy

Design i funkcjonalność aplikacji korporacyjnych to coś więcej niż kwestie estetyczne; to strategiczne zasoby, które mogą głęboko wpływać na ogólną efektywność i sukces firmy. Dlatego zasady napędzające sukces aplikacji konsumenckich – intuicyjne interfejsy, usprawione przepływy pracy i nacisk na opinie użytkowników – są równie stosowalne w kontekście organizacyjnym.

Spójrzmy teraz na kluczowe korzyści dobrego UX w narzędziach korporacyjnych i poszukajmy rzeczywistych przypadków użycia, które je ilustrują.

1) Usprawnione procesy, lepsza produktywność i efektywność

Według badań, 69% klientów woli rozwiązywać jak najwięcej problemów korzystając z opcji samoobsługowych – więc logicznie, ludzie chcą tej samej możliwości w miejscu pracy.

Na przykład dobrze zaprojektowana funkcja planowania harmonogramów może ułatwić pracownikom przeglądanie i zarządzanie harmonogramami, wnioskowanie o urlop i wymianę zmian z kolegami, redukując czas i wysiłek poświęcany na te zadania.

W jednej z aplikacji, które przeglądaliśmy, pracownicy byli sfrustrowani koniecznością logowania się do aplikacji wewnętrznej, aby sprawdzić harmonogram pracy (nie było funkcji automatycznego logowania ani FaceID) oraz tym, że prośba o zamianę zmiany wymagała długiej sekwencji kliknięć. W tym przypadku dodanie funkcji automatycznego logowania i sprawnego systemu samoobsługowego do wnioskowania i potwierdzania zmian w harmonogramie mogłoby znacznie pomóc użytkownikom w realizacji próśb i skrócić czas spędzany na zarządzaniu harmonogramem.

Innym przykładem jest aplikacja, którą opracowaliśmy dla firmy zajmującej się dostawą paczek i e-commerce, DPD i jej kurierów. Ponieważ kurierzy często pracują w trudnych warunkach, w nocy lub w miejscach bez zasięgu mobilnego, wprowadziliśmy funkcje wspierające ich w codziennych zadaniach. Na przykład latarka włącza się w nocy za każdym razem, gdy kurier skanuje kod kreskowy na paczce, by usprawnić i przyspieszyć ten proces. Aplikacja działa też offline i synchronizuje wszystkie dane po przywróceniu zasięgu.

W innym projekcie – holistycznej transformacji cyfrowej systemu back-office w holdingu mediowo-technologicznym Wirtualna Polska – wprowadziliśmy szereg funkcji w systemie zarządzania treścią dla dziennikarzy. Dzięki usprawnieniom kilku przepływów pracy średni czas publikacji pilnych wiadomości skrócił się o 70%, a efektywność codziennej produkcji treści wzrosła o 10%.

Intuicyjny design UX skraca czas szkoleń nowych pracowników (obraz wygenerowany przez Midjourney).

2) Skrócony czas i koszty szkoleń

Projektowanie zorientowane na użytkownika upraszcza onboarding pracowników i pozwala nowym osobom szybciej się odnaleźć, redukując potrzebę rozbudowanych programów szkoleniowych. Przyspiesza to integrację nowych pracowników z zespołem i minimalizuje związane z tym koszty szkoleń. Ludzie nie spędzają tygodni na nauce nowych systemów i nieustannym pytaniu kolegów, jak coś zrobić. Im bardziej intuicyjny interfejs, tym łatwiej go nauczyć i używać, co może oznaczać znaczną optymalizację czasu i kosztów.

Tak stało się w naszym projekcie dla Kadme – jednego z czołowych dostawców oprogramowania w branży węglowodorowej. Ich aplikacje są przeznaczone głównie dla specjalistów danych i analityków w ich portfelu – ale geolodzy i eksperci terenowi potrzebowali aplikacji, która nie wymagałaby specjalistycznej wiedzy z zakresu analizy danych i miałaby znacznie niższą krzywą uczenia się niż poprzednie rozwiązanie.

Z podobnym wyzwaniem zmierzyliśmy się projektując aplikację dla DPD. Choć jest złożona i obejmuje ponad 40 procesów roboczych, musiała być łatwa w obsłudze przez kurierów, którzy nie zawsze są obeznani z zaawansowaną technologią ze względu na wiek.

3) Redukcja błędów

Aplikacje ze złym UX mogą być frustrujące i podatne na błędy, prowadząc do frustracji pracowników, pomyłek i potencjalnych zakłóceń w usługach firm. Jasne instrukcje, wskaźniki wizualne i intuicyjne interakcje mogą pomagać pracownikom dokładnie i efektywnie realizować zadania, redukując konieczność powtarzania prób i poprawek.

Może to być szczególnie ważne w instytucjach finansowych, gdzie pracownicy przetwarzają tysiące transakcji klientów. Zagracony interfejs z kompleksową nawigacją i brakiem jasnych monitów do weryfikacji transakcji może skutkować częstymi błędami, prowadząc do rozbieżności finansowych i niezadowolenia klientów.

Przyjmując podejście do projektowania zorientowanego na użytkownika, aplikacja może zostać przeprojektowana w celu poprawy ogólnej użyteczności. Nowy interfejs mógłby na przykład uwzględniać wskazówki wizualne, takie jak kolorowe statusy transakcji i jasne monity potwierdzające. Pamiętamy też o kształtach, aby nie dyskryminować osób z zaburzeniami wzroku. W ten sposób pracownicy rzadziej popełniają błędy, co bezpośrednio prowadzi do mniejszej liczby reklamacji klientów dotyczących błędów w transakcjach i wyższego zadowolenia klientów.

Inną branżą, w której błędy są szczególnie kosztowne, jest opieka zdrowotna. W jednym z przypadków opisanych przez fińskie media w 2022 roku, złożoność szpitalnego systemu informacyjnego przyczyniła się do podania błędnych leków, zagrażając bezpieczeństwu klientów i pacjentów.

4) Adopcja i zadowolenie użytkowników

Sukces każdego narzędzia roboczego zależy od jego adopcji przez użytkowników. Dobrze zaprojektowane aplikacje są chętniej przyjmowane przez pracowników ze względu na łatwość użytkowania i pozytywne doświadczenia, jakie oferują. Wysokie zadowolenie użytkowników nie tylko przyczynia się do wzrostu produktywności, ale też minimalizuje opór często związany z wprowadzaniem nowych technologii.

W studium przypadku indyjskiej aplikacji dla kierowców TRAX , autor wskazuje interesującą funkcję dodaną do aplikacji – stan przerwy. Podczas procesu discovery okazało się, że niektórzy kierowcy celowo wyłączali internet, aby unikać odbierania zamówień. Zespół projektujący aplikację zdał sobie sprawę, że powodem było palące słońce, przez które część z nich była bardzo zmęczona i potrzebowała przerwy od dostarczania zamówień. Ponieważ uznano to za poważną bolączkę, w aplikacji wprowadzono „stan przerwy", pozwalający użytkownikowi na krótkie przerwy, gdy jest zmęczony w trakcie godzin pracy.

Potrzebujesz eksperta w projektowaniu aplikacji roboczych?

Gdy ludzie mają pozytywne doświadczenia w pracy, są bardziej skłonni być zaangażowani, zmotywowani i oddani swojej pracy. To z kolei pomaga Twojej firmie prosperować i osiągać cele. Rozumiemy, że transformacja cyfrowa to poważny projekt, ale możemy pomóc Ci przeprowadzić płynne przejście – mamy ponad 17-letnie doświadczenie w tej dziedzinie.

Nasz gruntowny proces discovery jest kamieniem węgielnym naszego podejścia. Dokładnie przyglądamy się unikalnym wyzwaniom i celom naszych klientów i zapewniamy, że opracowywane przez nas rozwiązania są nie tylko funkcjonalne, ale też dopasowane do ich przepływów pracy. Przez ten staranny proces torujemy drogę do projektowania zorientowanego na użytkownika, które wykracza poza estetykę i odpowiada na podstawowe potrzeby pracowników.

Jeśli chcesz, by Twoje narzędzia pracy pomogły Twojej firmie osiągnąć bezprecedensowy sukces, zadzwoń do nas. Możesz też sprawdzić, jak pracujemy, i obejrzeć projekty w naszym portfolio.