Jak prowadzimy fazę odkrywania podczas współpracy z redakcją?

Autorzy: Elwira Majewska i Grzegorz Wiktorski, badacze UX w Autentice.

Przyznajmy szczerze: media to złożone organizmy, podobnie jak rozwiązania, które dla nich tworzymy. Dlatego właśnie przy współpracy z redakcją opieramy się na sprawdzonych procesach i metodach. Pokażemy ci, jak przebiega faza odkrywania – byś mógł zabrać się za swój kolejny projekt cyfrowy z pełnym spokojem ducha.

Posłuchaj wersji audio tego artykułu lub przeczytaj transkrypt poniżej odtwarzacza

„Zobaczymy, jakoś to będzie" to prawdopodobnie najgorsze słowa, jakie możesz usłyszeć od zespołu tworzącego system back-office dla twojej redakcji. Nie chcesz białych plam w planie – chcesz dobrze zdefiniowanego zakresu prac i przejrzystej wyceny. Dlatego w Autentice opracowaliśmy proces, który zapewnia zaspokojenie potrzeb obu stron.

W tym artykule podzielimy się naszymi najcenniejszymi spostrzeżeniami na temat fazy odkrywania – wstępnego etapu naszej współpracy. To kluczowy moment dla obu stron – bo zanim zaczniemy pracować nad nowym CMS lub oprogramowaniem redakcyjnym, musimy dogłębnie poznać twój system. Musimy dowiedzieć się jak najwięcej o istniejących narzędziach i problemach, jakich użytkownicy doświadczają podczas pracy z nimi – wszystko po to, by dostarczyć funkcjonalne rozwiązanie, które twój zespół pokocha i które pomoże ci osiągać cele biznesowe.

Co ważne, nasza rola wykracza poza identyfikację słabości CMS i ich naprawianie. Faza odkrywania i czas spędzony z twoim zespołem pozwalają nam zobaczyć „szerszy obraz": procesy związane z narzędziami, przepływy pracy, nawyki i zachowania użytkowników w ich naturalnym środowisku. Wszystko, co dzieje się w miejscu pracy „wokół" twoich narzędzi i oprogramowania, może mieć kluczowe znaczenie dla opracowania optymalnych rozwiązań.

Dla nas nie ma miejsca na podejście „jakoś to będzie". Mówimy ci, czego się spodziewać, i dajemy jasny obraz tego, co będzie dalej. Oczywiście w interesie przejrzystości tego tekstu uogólniamy i upraszczamy pewne rzeczy, ponieważ szczegóły współpracy zależą od wielu aspektów – ale oto nasze podstawowe ramy.

Krok 1: Spotkanie wstępne

Główny cel:

Poznanie podstaw o twojej firmie medialnej: liczby, struktura, przepływy pracy, podział odpowiedzialności oraz zdefiniowanie fundamentów naszej współpracy: kanały komunikacji, zaangażowane osoby i tech stack.

Niektóre z pytań, które zadajemy:

• Jaka jest struktura organizacyjna i redakcyjna?
• Jak rozdzielone są role w zespole redakcyjnym?
• Ile osób pracuje w każdej redakcji, działu IT i UX/UI?
• Jakie są podstawowe przepływy pracy w redakcjach?
• Czy pracujesz zdalnie, czy w trybie hybrydowym?
• Jaki rodzaj treści produkujesz?
• Jaka jest dzienna ilość produkowanych treści?
• Z jakich zewnętrznych i wewnętrznych narzędzi korzysta zespół redakcyjny?
• Jaka jest ogólna opinia zespołu o narzędziach?
• Jak mierzysz pracę zespołu redakcyjnego?
• Jakie innowacje lub główne funkcje wprowadzono ostatnio?
• Kto będzie zaangażowany w projekt na każdym etapie?
• Kto będzie wczesnymi użytkownikami opracowywanego projektu?

Uczestnicy:

• Kadra C-level
• Dział IT
• Product owner
• Dział analityki
• Przedstawiciele redakcji
• Dział marketingu
• Zespół graficzny
• Zespół projektowy
• Zespół graficzny

Dlaczego to robimy:

Jak można wywnioskować z pytań, na tym spotkaniu kładziemy fundament pod całą współpracę. Kluczowe jest dla nas poznanie podstawowych faktów o twojej organizacji i zrozumienie struktury redakcji, a także ogólnych potrzeb i oczekiwań technicznych. Będziemy współpracować przez dość długi czas, więc musimy wiedzieć, kto jest kim, jak ludzie pracują, jak podzielone są zadania i kto są kluczowymi interesariuszami każdego etapu projektu.

Decydujemy też o konfiguracji technicznej, kanałach komunikacji i oprogramowaniu, którego będziemy używać, oraz prosimy o niezbędną dokumentację i dostęp do narzędzi i systemów. Wszystko to pomaga nam zaplanować pracę i przedstawić klientowi realistyczny harmonogram.

Musimy dotrzeć do sedna twojego systemu i uzyskać ogólny obraz całej organizacji (ilustracja: Larch/Midjourney)

Krok 2: Strategiczne spotkanie odkrywające

Główny cel:

Poznanie głównego celu projektu i uchwycenie „szerokiego obrazu": biznesowej wizji projektu i motywacji do zmiany.

Pytania, które zadajemy:

• Jaki jest strategiczny cel biznesowy projektu?
• Co motywuje do zmiany?
• Co zostało już zrobione, by zmienić istniejącą sytuację?
• Jakie wyzwania i przeszkody napotkał klient po drodze?

Uczestnicy:

Kluczowi interesariusze biznesowi zaangażowani w projekt.

Dlaczego to robimy:

To spotkanie pozwala nam zrozumieć istotę projektu i perspektywę biznesową. Jesteśmy projektantami UX – ale żeby zaprojektować dobry produkt, musimy rozumieć stojącą za nim motywację biznesową. Wiemy, że czasem mogą istnieć rozbieżności między wymaganiami biznesowymi a potrzebami użytkowników – dlatego kluczowe jest wysłuchanie argumentów obu stron. Pozwala nam to opracować jasny zakres pracy na koniec fazy odkrywania.

Spotkanie odkrywające potwierdza też wcześniejsze ustalenia i uzgadnia szczegóły dotyczące harmonogramu pracy i listy zadań.

Krok 3: Analiza dokumentacji

Główny cel:

Poznanie sposobu działania aktualnego oprogramowania redakcyjnego i CMS w celu określenia stanu „as-is".

Dlaczego to robimy:

Analiza dokumentacji pomaga nam skrócić ogólną fazę badań. Przegląd istniejących podręczników i instrukcji pozwala zaoszczędzić czas, bo nie musimy później ponownie pytać o to rozmówców. Im więcej dokumentacji ma klient, tym mniej czasu potrzebujemy na szukanie szczegółów.

Brak dokumentacji nie jest dla nas przeszkodą – w razie potrzeby pozyskujemy wszystkie informacje bezpośrednio od użytkowników i rozmówców.

Ankiety i wywiady pozwalają nam uzyskać szczegółowe spostrzeżenia od użytkowników systemu.

Krok 4: Demo systemu

Główny cel:

Poznanie w praktyce sposobu działania systemu back-office/oprogramowania redakcyjnego/CMS.

Dlaczego to robimy:

Przejście przez system z kimś – zazwyczaj product ownerem – pozwala nam zobaczyć, jak „oficjalnie" działa. Oszczędza to czas, bo fazę ankietową zaczynamy już z podstawową wiedzą o narzędziach i oprogramowaniu. Często ankiety ujawniają znacznie więcej o systemie – skróty, wyjątki i obejścia, których użytkownicy używają podczas pracy z narzędziem.

Krok 5: Badania ilościowe: ankiety

Główny cel:

Uzyskanie przeglądu stanu oprogramowania i procesów oraz poznanie jak największej liczby istniejących problemów użytkowników.

Uczestnicy:

Użytkownicy systemu: dziennikarze i redaktorzy. Wielkość grupy zależy od konkretnej redakcji i może wynosić od 50 do 150 osób.

Dlaczego to robimy:

Ankiety są niezbędne, byśmy mogli uchwycić, przeanalizować i podsumować główne problemy istniejącego systemu, co pozwala nam lepiej przygotować się do następnej fazy indywidualnych wywiadów. Szczegółowe i wyczerpujące pytania dają nam głębokie zrozumienie tego, jak działają aktualne narzędzia i jak użytkownicy angażują się z nimi w procesie onboardingu. Zakres ankiet pozwala nam wylistować najczęstsze i najpilniejsze problemy oraz lepiej wykorzystać czas przeznaczony na IDI.

Krok 6: Badania jakościowe: indywidualne wywiady pogłębione (IDI)

Główny cel:

Poznanie środowiska pracy użytkowników, wejście w rolę użytkownika systemu.

Uczestnicy:

• Dziennikarze, redaktorzy, redaktorzy desków, redaktorzy naczelni, producenci (wybrani przez klienta)
• Osoby korzystające z istniejącego systemu na co dzień
• Pracownicy zarówno z długim, jak i krótkim stażem pracy i różnymi poziomami doświadczenia

Dlaczego to robimy:

IDI pomagają nam zagłębić się w tematy, które znamy już z poprzednich faz badań, i dodać warstwę emocjonalną. Kiedy rozmawiamy z ludźmi twarzą w twarz, użytkownicy są często bardziej otwarci i chętniej dzielą się obserwacjami i bolączkami. Fakt, że jesteśmy outsiderami, bardzo nam pomaga – możemy zauważyć rzeczy niewidoczne od środka.

Krok 7: Spotkania z działami

Główny cel:

Poznanie potrzeb i wymagań innych działów wobec przyszłego systemu.

Uczestnicy:

• Dział SEO
• Dział IT
• Dział analityki
• Dział marketingu
• Dział e-commerce
• Dział reklamowy
• Zespół produkcji wideo
• Zespół foto
• Zespół projektowy

Dlaczego to robimy:

Rozmowa z osobami, które będą miały kontakt z przyszłym produktem, pomaga nam poznać ich potrzeby i perspektywę. Możemy je następnie uwzględnić przy projektowaniu nowych rozwiązań.

Krok 8: Badania etnograficzne

Główny cel:

Uzyskanie bardziej niuansowanego i kompleksowego zrozumienia zachowań, potrzeb i problemów użytkowników, by uzupełnić inne metody badawcze.

Uczestnicy:

Wybrani dziennikarze, redaktorzy, redaktorzy desków, redaktorzy naczelni, producenci.

Dlaczego to robimy:

Badania etnograficzne to część badawcza prowadzona zawsze fizycznie w redakcji (na miejscu). Obserwujemy użytkowników w ich naturalnym środowisku pracy (redakcji), co pomaga nam odkryć potrzeby i bolączki, których nie uchwycilibyśmy innymi metodami badawczymi. Dzięki dłuższej i bardziej immersyjnej obserwacji i zbieraniu danych uzyskujemy pełny obraz sytuacji w redakcji.

Przeczytaj więcej o badaniach etnograficznych tutaj.

Obserwowanie ludzi w ich naturalnym środowisku (redakcji) przynosi bogate spostrzeżenia na temat nawyków i zachowań użytkowników.

Krok 9: Grupy fokusowe

Główny cel:

Zainicjowanie moderowanej dyskusji między członkami wybranej grupy osób i zebranie szczegółowych informacji na konkretny temat.

Uczestnicy:

Wybrani przedstawiciele redakcji i różnych działów, zazwyczaj grupa 3-7 osób.

Dlaczego to robimy:

Sesje grup fokusowych pomagają nam lepiej zrozumieć problemy wcześniej zdiagnozowane podczas badań i zgłębić konkretne tematy. Sesje te mają formę ustrukturyzowanych, moderowanych rozmów. Postępujemy według scenariusza, który pomaga uczestnikom skupić się na wybranym temacie, aktywuje ich i zachęca do jasnego formułowania myśli.

Krok 10 (cykliczny): Spotkania tygodniowe

Główny cel:

Raportowanie z naszej pracy, podsumowanie bieżących działań i wyników oraz planowanie kolejnych kroków.

Uczestnicy:

Interesariusze zaangażowani w projekt, nasze osoby kontaktowe w poszczególnych działach.

Dlaczego to robimy:

Spotkania tygodniowe dają klientowi dobre rozeznanie w tym, co dzieje się w projekcie i co zostało już zrobione. Pomagają nam też organizować pracę, planować kolejne kroki i wybierać nowych uczestników planowanych rozmów. Tygodniówki dają nam też okazję do sygnalizowania wszelkich przeszkód i blokad, które się pojawiają, prośby o dodatkowe spotkania lub dostęp do oprogramowania i dokumentacji.

Analiza wyników fazy odkrywania

Po każdym z powyższych kroków następuje analiza i podsumowanie wyników. Zbieramy wszystkie informacje, odpowiedzi użytkowników z ankiet i IDI, opisy problemów i wyzwań, z jakimi ludzie spotykają się podczas korzystania z systemów i narzędzi.

Nasze ustalenia i wnioski włączamy do dokumentacji projektu, dzięki czemu klient otrzymuje kompleksową syntezę całego procesu eksploracji.

Harmonogram i wyniki fazy odkrywania

Jak długo trwa faza odkrywania? Odpowiedź brzmi: to zależy, ale żeby dać przybliżoną szacunkową wartość – na podstawie naszego doświadczenia – od 10 do 12 tygodni.

Najważniejszym rezultatem czasu spędzonego z twoją redakcją jest kompleksowy dokument obejmujący:

• syntezę problemów i wyzwań istniejącego systemu,
• narzędzia i procesy – podsumowanie naszych ustaleń i wniosków,
• podstawowe modelowanie procesów,
• zakres i podstawy przyszłych rozwiązań.

Jak wspomniano wcześniej, głównym celem fazy odkrywania jest zrozumienie problemów, z jakimi boryka się twoja organizacja, i zaproponowanie rozwiązań. Uzyskasz jasny obraz tego, co należy zrobić dalej i jak będzie wyglądać faza projektowania – tak by obie strony wiedziały dokładnie, co muszą zrobić i nad czym pracować.

Czasem wadliwy proces onboardingu nowych dziennikarzy prowadzi do tego, że nie znają oni dobrze CMS. Innym razem chodzi o problemy ze sprzętem lub komunikacją.

Chcemy podkreślić, że zawsze dążymy do opracowania rozwiązania, które odpowiada na konkretny problem. Zespoły redakcyjne są bardzo różne – dlatego nigdy nie ma rozwiązania „jednego dla wszystkich". Właśnie dlatego potrzebujemy całego tego czasu i wysiłku – by unikać metody prób i błędów i skupiać się na tym, co naprawdę konieczne.

Bycie „outsiderami" bardzo nam w tym procesie pomaga – jesteśmy obiektywni i bezstronni w naszych obserwacjach i nie przychodzimy po to, by mówić ci, że masz wadliwy system. Przychodzimy, by opracować dla ciebie najlepsze możliwe rozwiązanie: funkcjonalne dla twoich pracowników i pomagające ci osiągać cele biznesowe.

Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej -- >