Taktyki zarządzania zmianą w redakcji: kluczowa przewaga podczas transformacji

Autorzy: Stijn Vercamer, dyrektor ds. danych i produktu w Mediahuis Belgium oraz Sarah Faict, developer organizacyjny i właściciel w Buildr.

Pracując przez kilka lat z product managerami w różnych podmiotach Mediahuis, doświadczamy wielu wyzwań, z którymi się mierzą. Utrzymanie wysoce zaangażowanych zespołów przez szybko zmieniające się cykle produktowe należy do najtrudniejszych.

W Mediahuis Belgium odkryliśmy, że jedna z odpowiedzi leży w sile komunikacji wewnętrznej, która może być czynnikiem napędowym utrzymującym motywację organizacji w odniesieniu do rozwoju produktu i technicznego. Komunikacja wewnętrzna odgrywa kluczową rolę w sukcesie zarządzania zmianą i zaangażowania pracowników, co potwierdzają case studies Mediahuis.

Przeczytaj też: 6 barier dla kultury współpracy i innowacji w redakcji

Taktyki zarządzania zmianą jako narzędzie zwiększania zaangażowania

Elastyczne myślenie jest kluczowe w świecie zarządzania produktem. Zmieniające się priorytety i ewoluujące potrzeby klientów wymagają szybkiej adaptacji. Sukces inicjatyw zmiany zależy w dużej mierze od skutecznej komunikacji wewnętrznej.

Jednym z kluczy do sukcesu jest komunikowanie historii zmiany, która pomaga pracownikom zrozumieć, dokąd zmierza organizacja, dlaczego się zmienia i dlaczego zmiany są niezbędne. Badanie McKinsey & Company dotyczące sukcesu transformacji cyfrowej pokazuje, że udana transformacja jest ponad trzy razy bardziej prawdopodobna dla organizacji stosujących tę praktykę.

Gdy Mediahuis znalazło się w środku kryzysu zaufania między działami technologicznym a biznesowym, wprowadziliśmy nowy kwartalny cykl produktowy w Mediahuis Belgium. Obejmował on regularne wewnętrzne newslettery produktowe i kwartalne sesje informacyjne, prowadząc do solidnego wyrównania zespołu i współpracy między działami.

Sesje informacyjne i newslettery dla różnych interesariuszy trzymają naszych kolegów dobrze poinformowanych i dają im poczucie odpowiedzialności i dumy z wykonywanej pracy. To otwarte podejście komunikacyjne znacząco zmniejszyło opór przed zmianą i przyspieszyło adaptację do nowych strategii produktowych.

Przeczytaj też: Jak przeprowadzić transformację cyfrową w redakcji?

Odkryliśmy też pozytywny wpływ komunikacji wewnętrznej na zaangażowanie i produktywność pracowników. Gdy badacze Gallup analizowali różnice w wynikach wśród biznesowych jednostek pracy, wyraźnie widoczne były korzyści z zaangażowania pracowników w zakresie produktywności (+18%) i zyskowności (+23%).

Case studies Mediahuis

Sesje informacyjne

Na swojej kwartalnej sesji informacyjnej dyrektor produktu przedstawia naszym kolegom z działu technicznego przegląd poprzedniego kwartału z konkretnymi wynikami biznesowymi i wyjaśnia zakres na kolejny kwartał wraz z wymaganiami i celami biznesowymi.

Oto kilka przykładów:

• W poprzednim kwartale działy biznesowy i technologiczny współpracowały nad lepszym środowiskiem wideo dla naszych produktów cyfrowych. Nie było to najtrudniejsze zadanie dla naszych deweloperów. Jednak wyniki były znakomite: w ciągu kilku miesięcy podwoiliśmy nasz inventory wideo. Pokazanie wykresu z tym wynikiem w prezentacji znacząco zwiększyło zaangażowanie zespołów technicznych.

• W tym i kolejnym kwartale poświęcimy dużo czasu na wdrożenie nowej platformy publikacyjnej Mediahuis. Wdrożenie nigdy nie powinno być celem samym w sobie, dlatego wyjaśniamy też korzyści biznesowe i powody stojące za nim. Na przykład migrujemy do nowej platformy customer journey i systemu uwierzytelniania. Umożliwia nam to m.in. bardziej elastyczny paywall. Potrzeba biznesowa jest bardzo wysoka, ponieważ nasza firma jest głównie oparta na subskrypcjach.

Dyrektor produktu powtarza następnie tę sesję – z pewnymi modyfikacjami – dla interesariuszy biznesowych. Tu skupia się na tym, co zostało dostarczone, dlaczego i jak wygląda kolejny kwartał. Daje też zapowiedź tego, co widzimy w perspektywie średnioterminowej (perspektywa na przyszły rok). Oczywiście każdy może zadawać pytania.

Newslettery

Pracujemy w trzytygodniowych cyklach sprintów. Po każdym cyklu zespół product management wysyła newsletter do wewnętrznych interesariuszy. W tym newsletterze zespół głównie wyjaśnia, co znajdzie się w nadchodzących wydaniach aplikacji i Web. To jednak też moment na komunikację o naszym biznesie, pracy ludzi z działu technicznego i tym, jak postępują długoterminowe inicjatywy platformowe.

Gdy migrowaliśmy do nowej platformy, uruchomiliśmy też dwutygodniowy newsletter o tym projekcie. Częstotliwość prawdopodobnie wzrośnie w miarę zbliżania się do daty uruchomienia. Wpisuje się to w nasze podejście do zarządzania zmianą ADKAR (awareness, desire, knowledge, ability, reinforcement – świadomość, pragnienie, wiedza, umiejętność i wzmocnienie).

Ten newsletter jest szczególnie ważny w pierwszych trzech fazach. Stale informujemy naszych interesariuszy o postępach i korzyściach nowej platformy.

Przeczytaj też: Jak zbudować system wiedzy wokół nowego narzędzia?

Droga do sukcesu

Na własne doświadczenie przekonaliśmy się, że skuteczna komunikacja wewnętrzna jest ważnym wehikułem prowadzącym twój zespół przez wyzwania szybko zmieniającego się cyklu produktowego. Przyjmując najlepsze praktyki zarządzania zmianą, takie jak newslettery produktowe oraz sesje informacyjne i „town hall", z pewnością pojawią się długoterminowe korzyści.

Case studies Mediahuis pokazują, że siła komunikacji wewnętrznej jest niezaprzeczalna. Pamiętaj, że nie chodzi tylko o to, co komunikujesz, ale o to, jak opowiadasz historię – to robi całą różnicę w zarządzaniu produktem.

Artykuł ukazał się pierwotnie na blogu International News Media Association (INMA) <a href="https://www.inma.org/blogs/Product-and-Tech/post.cfm/internal-communication-sustains-engagement-throughout-product-cycles-at-mediahuis-belgium" target="blank">tutaj</a> i został napisany przez Stijną Vercamera, dyrektora ds. danych i produktu w Mediahuis Belgium, oraz Sarah Faict, developera organizacyjnego i właściciela Buildr._