Strategiczna identyfikacja ryzyk w projektach UX: czym jest i dlaczego jej potrzebujesz

Tekst autorstwa Zespołu Autentika

„Brak problemów to największy problem ze wszystkich" – mawiał Taiichi Ohno, ojciec Systemu Produkcyjnego Toyoty. Dlatego właśnie identyfikowanie ryzyk w projekcie UX ma sens – nawet jeśli Ty, jako klient, możesz niechętnie się do tego przykładać.

Identyfikowanie ryzyk i szans jest jednym z kluczowych elementów naszego procesu odkrywania – i jesteśmy na tyle zaangażowani, że robimy todwukrotnie. Klienci jednak często odbierają to z zaskoczeniem – przyjmując je z ciekawością i pewnymi zastrzeżeniami.

Taka reakcja jest naturalna – klienci niezaangażowani głęboko w UX design mogą mieć bardziej produktocentryczną perspektywę. Mogą nie przewidywać potencjalnych wyzwań, jakie mogą pojawić się w fazach projektowania i developmentu. Zakładają, że proces UX jest prosty i nie wiąże się z żadnymi poważnymi przeszkodami, a z natury są optymistycznie nastawieni do sukcesu projektu.

Z drugiej strony nasze doświadczenie pokazuje, że choć niektóre problemy można rozwiązywać na bieżąco, nadmiernie optymistyczne podejście może umniejszać potrzebę ustrukturyzowanego procesu oceny ryzyka na samym początku. To z kolei utrudnia zarządzanie kosztami i harmonogramem oraz zapobieganie opóźnieniom i nieoczekiwanym wydatkom w trakcie developmentu.

Intencją nie jest zniechęcanie kogokolwiek do podjęcia projektu UX ani rozpoczęcia transformacji cyfrowej. Tak jak oceniamy ryzyka, tak samo oceniamy szanse sukcesu, bonusy i czynniki, które mogą nam po drodze pomagać. Żeby brzmiało to mniej abstrakcyjnie, wyjaśnimy, co rozumiemy przez zagrożenia i szanse, i podamy kilka przykładów.

Przeczytaj też: Prawdziwa wartość zatrudnienia projektanta UX

Czym jest identyfikacja ryzyk?

Zanim zagłębimy się w temat, krótko zdefiniujmy, co oznacza identyfikacja ryzyk. W projektach UX jest to element procesu odkrywania, którego celem jest rozpoznanie potencjalnych wyzwań i sprzyjających warunków, które mogą wpłynąć na sukces projektu. Koncentruje się na czynnikach bezpośrednio wpływających na doświadczenie użytkownika – takich jak projekt interfejsu, użyteczność i interakcja z użytkownikiem. Pomaga zespołowi projektowemu rozpoznać potencjalne elementy, które mogą wpłynąć na ostateczny sukces lub niepowodzenie projektu.

Zadanie to wykracza poza samo wymienianie tego, co może pójść nie tak; obejmuje pracę nad szansami inicjatywy i środkami zaradczymi dla każdej potencjalnej przeszkody. Celem jest proaktywne przeciwdziałanie i minimalizowanie wpływu tych ryzyk, co zapewnia płynniejszą i odporniejszą realizację projektu.

Celem oceny ryzyka jest proaktywne przeciwdziałanie i minimalizowanie jego wpływu na projekt (grafika: Midjourney).

Kategoryzacja ryzyk

Ryzyka dzielimy na trzy główne kategorie:

1) Ryzyka i szanse bezpośrednio związane z projektem

Przykłady ryzyk:

• Nieobecność kluczowych decydentów (z powodu urlopu, zwolnienia chorobowego itp.).
• Niekontrolowane rozszerzanie zakresu projektu.
• Niewystarczające zasoby (ludzkie, finansowe lub technologiczne).
• Błędy komunikacyjne lub sprzeczne oczekiwania interesariuszy.

Wszystkie powyższe ryzyka mogą prowadzić do opóźnień i zwiększonych kosztów projektu.

Przykłady szans:

• Wykorzystanie istniejącej wewnętrznej wiedzy eksperckiej w zespole.

Oznacza to np. pracowników z długim stażem w firmie lub przedstawicieli handlowych obecnych w firmie od lat, posiadających rozległą wiedzę na temat przepływów pracy, procesów i klientów.

• Kompleksowa dokumentacja z poprzednich projektów lub wewnątrz organizacji.

Takie dokumenty mogą służyć jako cenne źródło wiedzy do zrozumienia przeszłych decyzji, opinii użytkowników i rozważań projektowych.

2) Ryzyka i szanse wpływające na sam produkt, który projektujemy

Przykłady ryzyk:

• Planowane zmiany w ofercie firmy mogą wpłynąć na kształt i funkcje produktu. Ryzyka te wykraczają poza sam projekt, ale bezpośrednio wpływają na to, co tworzymy.

• Zmiany w przepisach prawa i regulacjach dotyczących prywatności danych, bezpieczeństwa lub dostępności mogą wpłynąć na zgodność produktu i doświadczenie użytkownika.

Przykłady szans:

• Wsparcie marketingowe.

Planowane przez klienta intensywne inwestycje w marketing aplikacji pozwalają projektantom przygotować się na znaczny wzrost aktywności użytkowników i proaktywnie testować proponowane rozwiązania na większą skalę i szerszą grupę odbiorców. To z kolei przyspiesza wyciąganie wniosków i optymalizuje aplikację.

Ta wiedza skłania do wyprzedzającego dostosowania projektu i przygotowań technologicznych, aby zapewnić stabilność aplikacji i możliwość obsługi przewidywanego skoku, czy to od kilkuset do potencjalnie setek tysięcy użytkowników.

Przeczytaj też: Jak zbudować system wiedzy wokół nowego narzędzia?

3) Ryzyka związane z wprowadzeniem produktu na rynek i jego wpływem na firmę

Przykłady ryzyk:

• Redukcja personelu obsługi klienta w wyniku funkcji automatyzacyjnych produktu.

• Konkurenci mogą szybko zareagować podobnymi lub lepszymi produktami, potencjalnie przyćmiewając premierę firmy i podkopując jej przewagę konkurencyjną.

• Niemożność skalowania operacji, wsparcia lub infrastruktury pod kątem rosnącego zapotrzebowania po premierze może prowadzić do zakłóceń usług i niezadowolonych użytkowników.

Przykłady szans:

• Nowe rozwiązanie projektowe może znacząco zwiększyć ruch na platformie e-commerce klienta. W konsekwencji może przyczynić się do wzrostu sprzedaży i zwiększenia przychodów.

Przeczytaj też: Jak przekształcenie produktu w aplikację, z której pracownicy czerpią przyjemność, napędza wzrost biznesu

Zarządzanie ryzykiem – coś więcej niż konieczność

Jak widać, identyfikacja ryzyk to nie tylko proces – to nastawienie przekształcające wyzwania w szanse, porażki w comebacki, a projekty w niezapomniane doświadczenia użytkownika.

Ważne jest, by powiedzieć, że nie jest to typowa część obowiązków projektanta UX i rzadko mieści się w obszarze jego kompetencji. Jednak nasze rozległe doświadczenie pozycjonuje nas do wyśledzenia i zaadresowania potencjalnych ryzyk, zapewniając płynną podróż naszym klientom. Dzięki naszemu wkładowi klient może działać zgodnie z naszymi rekomendacjami wewnętrznie ze swoim zespołem lub z naszą pomocą. Niczego nie narzucamy – po prostu wierzymy, że najlepiej być przygotowanym i mieć strategiczny plan na nieprzewidziane zdarzenia.

Jeśli chcesz zgłębić nasz kompleksowy proces, zapraszamy do zapoznania się z tym artykułem, w którym krok po kroku opisujemy złoty standard fazy odkrywania.