Wewnętrzne zespoły UX vs. zewnętrzne agencje – które podejście wybrać?

Design produktu może mieć znaczący wpływ na codzienne przepływy pracy, efektywność procesów oraz zaangażowanie użytkowników. Jeśli rozważasz ulepszenia projektowe, możesz zastanawiać się, co jest korzystniejsze: zatrudnienie projektanta UX/UI wewnątrz firmy czy skorzystanie z zewnętrznej agencji. Przeanalizujmy wady i zalety obu opcji, by pomóc Ci podjąć świadomą decyzję.

Wiemy, że nie zawsze łatwo jest ustalić, co się bardziej opłaca: zatrudnić pełnoetatowego pracownika czy zaangażować wyspecjalizowaną agencję UX/UI. Każde podejście ma unikalne zalety, a decyzja zależy od różnych czynników, w tym złożoności projektu, jego skali i wymaganej głębokości wiedzy specjalistycznej (nie mówiąc o budżecie).

Przyjrzyjmy się kilku kluczowym powodom, dla których warto zatrudnić zewnętrzny zespół do badań UX, oraz powodom, dla których ostatecznie możesz wolisz trzymać wszystko we własnej firmie.

Dlaczego możesz preferować agencję?

1) Ograniczenia dla mniejszych firm

Mniejsze firmy często mają trudności z przyciąganiem, wdrażaniem i utrzymaniem utalentowanych projektantów, co sprawia, że osiągnięcie wysokiej jakości designu jest wyzwaniem. Jeśli w zespole jest tylko jeden projektant, może on mieć trudności bez silnej sieci rówieśniczej i brakować mu możliwości współpracy, generowania pomysłów i rozwijania umiejętności.

Innym ograniczeniem jest to, że samodzielna realizacja większego projektu może być zniechęcająca dla jednego projektanta, szczególnie gdy obejmuje obszary wykraczające poza jego specjalizację. Projektanci mogą optować za zaangażowaniem agencji – logiczny krok, gdy projekt przekracza indywidualną wydajność. Wiedza agencji może pomóc w obsłudze złożoności i zakresu projektu, zapewniając lepszy wynik.

Ponadto mniejsze firmy często stają przed wyzwaniami związanymi z czasem trwania projektu i niepewnością długoterminowych potrzeb projektowych. Na przykład, jeśli projekt trwa sześć miesięcy, trudno jest stworzyć pełnoetatowe stanowisko i zatrudnić projektanta. Trudno też przyciągnąć kandydatów do takiej pracy, ponieważ komunikowanie krótkoterminowego charakteru stanowiska może prowadzić do małego zainteresowania rolą. Skorzystanie z agencji upraszcza tę sytuację, ponieważ zaangażowanie jest specyficzne dla projektu, z jasnym zakresem i zdefiniowanym harmonogramem, eliminując złożoności związane z długoterminowymi zobowiązaniami zatrudnienia.

Mniejsze firmy często mają trudności z przyciąganiem, wdrażaniem i utrzymaniem utalentowanych projektantów (obraz wygenerowany przez Midjourney).

2) Świeże spojrzenie

Zewnętrzna agencja wnosi do projektu świeże, bezstronne spojrzenie. W odróżnieniu od zespołów wewnętrznych nie są pod wpływem wewnętrznych relacji czy hierarchii, co pozwala im oceniać sprawy bezstronnie, bez sentymentalnych przywiązań. Zewnętrzne zespoły nie mają obszarów oznaczonych jako „zakazane", co zapewnia bardziej otwarte podejście. Zajrzą pod każdy kamień i wykopią wszystkie szczegóły bez przywiązania do wewnętrznych powiązań.

Czytaj też: 10 pytań, które zadamy Ci, gdy zaczniemy współpracę

3) Bezstronne badania użytkowników

Inną kwestią związaną z byciem „z zewnątrz" jest to, że zewnętrzna firma ma większe szanse na zachowanie obiektywizmu i uniknięcie stronniczości podczas procesu discovery UX i badań użytkowników. Pomaga to stworzyć naprawdę funkcjonalny system zgodny z potrzebami pracowników i wspierający osiąganie celów biznesowych. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o metodach badań użytkowników, zapoznaj się z artykułem: Złoty standard procesu discovery? Nasze wzorcowe podejście – BBUD

4) Szybsze tempo pracy

Agencja, szczególnie specjalizująca się w konkretnej branży lub temacie, może znacznie przyspieszyć projekty, zamieniając to, co wewnętrznie zajęłoby miesiące, w tygodnie. Nawet jeśli masz wewnętrznego projektanta, może być zaangażowany w projekt przez dłuższy czas, podczas gdy agencja może błyskawicznie realizować zadania.

Oczywiście droga przez agencję może oznaczać wyższe koszty, ale efektywność, którą wnosi, może sprawić, że będzie to opłacalny wybór. Agencje są nastawione na terminowe realizowanie projektów i chętnie przechodzą do kolejnych wyzwań. Zazwyczaj też płacisz tylko za efektywne godziny pracy, nie za siedzenie bez zadania i picie kawy. Ważąc równowagę między czasem a kosztami, wybór agencji może okazać się bardziej ekonomiczny i pomóc generować przychody z ulepszonego UX/UI.

Czytaj też: Jak przeprowadzamy fazę discovery przy współpracy z redakcją?

5) Ustrukturyzowane podejście

Projektowanie rozwiązania wewnętrznie może czasem skutkować przedłużonymi harmonogramami, ponieważ wewnętrzne zespoły mogą zmagać się z licznymi zmianami w pomysłach i koncepcjach, nieustannie dopracowując rozwiązanie. Natomiast przy wyborze zewnętrznego konsultanta proces zwykle wymaga jasnej definicji zakresu projektu w określonych ramach i terminach.

Warto zauważyć, że czasem projekty zaczynają się bez z góry określonego zakresu, z klientami kupującymi czas projektantów agencji, co pozwala zakresowi ewoluować w trakcie współpracy. Wyjaśniliśmy bardziej szczegółowo, jak to wygląda, w jednym z naszych artykułów, więc zajrzyj i poznaj nasz proces BBUD, jeśli Cię to interesuje.

Proces projektowania UX zazwyczaj wymaga jasnej definicji zakresu projektu w określonych ramach i terminach (obraz wygenerowany przez Midjourney).

6) Więcej doświadczenia i sprawdzona historia projektów

Zewnętrzne firmy często mogą pochwalić się szerszą specjalizacją i rozległym doświadczeniem, mając za sobą wiele podobnych projektów z sukcesem, co może dodać głębi i znacznie przyczynić się do sukcesu i innowacyjności bieżącego projektu.

W szczegółach oznacza to:

• Doświadczenie agencji może obejmować współpracę z bezpośrednimi i pośrednimi konkurentami klienta, co zapewnia unikalną wartość dzięki gotowym rozwiązaniom i wnikliwym rekomendacjom.

• Nawet jeśli projekty w portfolio agencji nie dotyczą bezpośredniego konkurenta, mogą istnieć podobieństwa w formacie rozwiązania (na przykład aplikacje mapowe lub systemy wyszukiwania danych). Wykorzystywanie podobnych wzorców pozwala na efektywne korzystanie z istniejących rozwiązań, eliminując potrzebę wymyślania koła od nowa.

• Zasadniczo agencje starają się być na bieżąco z trendami rynkowymi i uwzględniać aktualne zasady projektowania, dobre praktyki i metodologie. Może to obejmować biblioteki komponentów, design systemy lub dobrze ugruntowany proces przekazywania pracy deweloperom.

• Praca z agencją wykracza poza pozyskiwanie projektantów – zazwyczaj zewnętrzne firmy mają zróżnicowane zespoły badaczy, analityków webowych i specjalistów IT. To całościowe podejście zespołowe oznacza, że pytania klientów i potrzeby projektowe mogą być wspierane przez wieloaspektową grupę, nawet jeśli nie są formalnie zatrudnieni na co dzień. Powszechną praktyką jest współpraca projektanta z kolegami w razie potrzeby, wnosząc dodatkowe perspektywy i wiedzę bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

Czytaj też: A Ty, kogo byś ZATRUDNIŁ? Dylemat specjalizacji w projektowaniu UX/UI

Dlaczego możesz preferować wewnętrzny zespół?

1) Kwestia wiedzy i know-how

Zdarzają się sytuacje, gdy firma posiada wyraźne i solidne wewnętrzne know-how, które jest bardzo cenione i nie jest przeznaczone do szerokiego udostępniania. W takich przypadkach naturalna tendencja jest do zatrzymania tej unikalnej wiedzy w organizacji, ograniczając zewnętrzną ekspozycję.

Ponadto, jeśli realizujesz znaczący projekt, który ewoluuje z czasem, kluczowe jest zastanowienie się, kto będzie przechowywać wiedzę na jego temat. Może pojawić się obawa, że agencja wykona swoje zadania i przejdzie dalej, pozostawiając potencjalną lukę w rozumieniu. W tym przypadku warto rozważyć rozszerzenie współpracy i utrzymywanie kontaktu w kwestiach utrzymania lub rozbudowy.

Czytaj też: Jak zbudować system wiedzy wokół nowego narzędzia?

2) Poczucie zaufania i bezpieczeństwa

Praca wewnętrzna może dawać poczucie bezpieczeństwa, ponieważ całe know-how pozostaje w organizacji – od dokumentacji po procesy. Może istnieć komfort w niepoleganiu na zewnętrznych czynnikach, zapewniający bardziej kontrolowane i samowystarczalne środowisko.

Poza tym zazwyczaj istnieje wyższy poziom zaufania do kogoś, kto był częścią Twojego zespołu przez lata. Jeśli masz z góry ustalone relacje, zaufanie było budowane przez długi czas i nie trzeba inwestować czasu i wysiłku w rozwijanie nowej relacji roboczej, co sprawia, że współpraca jest płynniejsza i bardziej intuicyjna.

3) Kwestia dopasowania do kultury firmy

Możesz mieć wątpliwości co do tego, czy agencja będzie pasować do wartości Twojej firmy i jej dynamiki organizacyjnej oraz czy możesz oczekiwać harmonijnej relacji roboczej. Dla niektórych idea zapraszania nieznajomych do wewnętrznego funkcjonowania firmy może być stresująca.

Istnieje obawa, że styl realizowany przez agencję może być niezgodny z ugruntowanym przepływem pracy firmy. Oznacza to na przykład, że agencja będzie dążyć do częstych spotkań i szybkiego procesu decyzyjnego, podczas gdy klient nie stosuje takiego podejścia, lub że styl komunikacji agencji będzie zupełnie inny niż ten obowiązujący w firmie. To potencjalne zderzenie stylów pracy może być ważnym czynnikiem przy angażowaniu zewnętrznej pomocy.

Czytaj też: Jak zamiana produktu w aplikację, którą pracownicy lubią, napędza wzrost biznesowy

Możesz mieć wątpliwości co do tego, czy agencja będzie pasować do wartości Twojej firmy i jej dynamiki organizacyjnej (obraz wygenerowany przez Midjourney).

4) Złożoność, wielkość i czas trwania projektu

Gdy złożone rozwiązania projektowe nie są pierwszorzędnym wymogiem, wewnętrzny zespół może zapewnić opłacalne i efektywne rozwiązanie. Stosunkowo prosty projekt, który przestrzega standardowych konwencji projektowych, może być dobrze dopasowany do projektanta ze średnim doświadczeniem, który często jest łatwo dostępny wewnętrznie (lub istnieje duże prawdopodobieństwo zatrudnienia takiego).

Wewnętrzny zespół może być też dobrym rozwiązaniem w sytuacji, gdy plan projektu jest zaplanowany na 2-3 lata i potrzeba co najmniej kilku projektantów, by osiągnąć cel. W takim przypadku stworzenie wewnętrznego zespołu staje się sensownym wyborem. Ten horyzont czasowy dobrze pasuje do oczekiwań potencjalnych pracowników, oferując poczucie stabilności i długoterminowego rozwoju w firmie.

Ponadto, biorąc pod uwagę aspekt finansowy, budowanie wewnętrznego zespołu dla takiej skali często okazuje się bardziej opłacalne niż zatrudnienie agencji.

Koncepcja ta może być szczególnie atrakcyjna dla firm produktowych, które kładą silny nacisk na design produktu jako kluczowy motor działań marketingowych.

A co z podejściem hybrydowym?

Dziś coraz częściej stosuje się model hybrydowy, łączący mocne strony zarówno wewnętrznych projektantów, jak i zewnętrznych konsultantów. Strategia ta staje się szczególnie użyteczna, gdy zachodzi potrzeba skalowania zespołu i pozyskania dodatkowej wiedzy specjalistycznej. Nawet jeśli masz wewnętrzny zespół UX, dodatkowe zasoby i profesjonalna wiedza zewnętrznej firmy consultingowej UX mogą być równie pomocne i strategicznie korzystne.

Zazwyczaj zdarza się to w dwóch scenariuszach. Pierwszym jest sytuacja, gdy wewnętrzny zespół zmaga się z przytłaczającym obciążeniem pracą i nie może efektywnie obsłużyć nowych projektów firmowych. Drugim jest sytuacja, gdy złożoności projektu wykraczają poza aktualne kompetencje wewnętrznego zespołu, a sprowadzenie zewnętrznych konsultantów ze specjalistycznymi umiejętnościami staje się strategicznym ruchem.

Rozszerzenie zespołu pozwala na ukierunkowane uzupełnienie umiejętności, wstrzykując konkretną wiedzę bezpośrednio do istniejącej struktury zespołu. Podejście to sprzyja współpracy, transferowi wiedzy i płynnej integracji zewnętrznych kompetencji, wzmacniając ogólne możliwości zespołu bez rozległego zewnętrznego outsourcingu.

Czytaj też: Dlaczego design aplikacji biznesowych wyróżnia się w UX/UI? Moje główne wnioski

Możliwości współpracy

Może istnieć obawa, że zewnętrzna firma będzie obecna, by oceniać i przeprowadzać audyty, ale generalnym zamiarem jest zwykle pomoc i zrozumienie bolączek.

W Autentika zawsze podkreślamy, że naszym celem nie jest podważanie istniejących wysiłków, ocenianie zespołu czy narażanie czyjegoś stanowiska. Celem jest rozwiązanie wyzwania i pozytywne przyczynienie się do usprawnienia procesów. Możemy to osiągnąć, oferując świeże spojrzenie – ponieważ nie jesteśmy zanurzeni w problemie, możemy spojrzeć na niego z innego kąta i znaleźć rozwiązanie odmienne od standardowego, ugruntowanego myślenia.

Jeśli jesteś zainteresowany współpracą lub rozważasz rozszerzenie swojego zespołu i jego kompetencji, skontaktuj się z nami – chętnie opowiemy więcej o naszych usługach i pokażemy zrealizowane projekty, by znaleźć najlepszą odpowiedź na Twoje pytania.