Oto co zyskujesz dzięki fazie pomysłu i procesowi discovery w projektowaniu

Autor: Zespół Autentika

Budowanie produktu z powierzchownym i niedbałym procesem discovery to jak budowanie domu na podstawie zamazanego szkicu na serwetce. Możesz murować cegły i oprawiać okna, ale jaki będzie końcowy efekt? Zobacz, dlaczego stawiamy na gruntowny i precyzyjny proces discovery – i co możesz dzięki niemu zyskać.

Wiele firm myśli, że projektowanie nowej aplikacji, strony internetowej czy narzędzia enterprise zaczyna się od makiet i szkiców w Figmie. My uważamy, że to jest właśnie efekt końcowy. Zamiast projektować cokolwiek na bieżąco, stosujemy sprawdzony proces discovery dostosowany do potrzeb i celów klienta – nawet w przypadku pozornie prostych projektów.

Oczywiście nasz zakres pracy zależy od złożoności projektu. Jesteśmy ekspertami od designu, a ty jesteś ekspertem w swojej branży – słuchanie cię pomaga nam ocenić twoje potrzeby biznesowe i poszerzyć naszą wiedzę. Wierzymy jednak, że w każdym przypadku istnieją co najmniej trzy fundamentalne powody, by przeprowadzić gruntowną i wyczerpującą fazę discovery. Gwarantują one pomyślny wynik i zmniejszają ryzyko utraty naprawdę dużej ilości czasu i pieniędzy.

Rozumiemy, że możesz mieć pewne pytania i zastrzeżenia – dlatego przyjrzyjmy się, dlaczego uważamy, że faza discovery jest niezbędna i powinna zawsze mieć miejsce.

1) Zrozumienie potrzeb i celów użytkowników

Dlaczego jest to kluczowe?

Wyższa satysfakcja i zaangażowanie użytkowników

Rozpoczęcie procesu discovery pozwala nam dogłębnie zbadać i przeanalizować grupę docelową i jej wymagania. To z kolei umożliwia nam stworzenie produktu odpowiadającego oczekiwaniom użytkowników, co przekłada się na wyższą satysfakcję oraz bardziej intuicyjne i przyjemne doświadczenie.

Jest to szczególnie ważne w naszej pracy nad narzędziami enterprise, takimi jak wewnętrzne aplikacje dla pracowników czy systemy back-office. Gdy użytkownicy odkrywają, że produkt odpowiada ich konkretnym potrzebom i pomaga im sprawnie osiągać cele, rośnie prawdopodobieństwo regularnego korzystania z niego.

Sprawniejszy development z mniejszą liczbą iteracji

Kompleksowe zrozumienie potrzeb użytkowników podczas fazy discovery ułatwia też stworzenie precyzyjnego i skutecznego projektu. Może to przekładać się na mniejszą liczbę iteracji i poprawek na późniejszych etapach developmentu, ostatecznie oszczędzając czas i pieniądze.

Przeczytaj też: Prawdziwa wartość zatrudnienia UX designera

Dlaczego możesz mieć zastrzeżenia?

Życzeniowe myślenie

Możesz argumentować, że satysfakcja użytkowników jest subiektywna i użytkownicy nie zawsze wyraźnie artykułują swoje potrzeby. Możesz myśleć: „Użytkownicy nie zawsze wiedzą, czego chcą, albo są życzeniowymi myślicielami – i nie możemy spełnić wszystkich ich potrzeb!"

Choć jest w tym nieco prawdy, proces discovery jest specjalnie zaprojektowany, by odkrywać zarówno jawne, jak i ukryte potrzeby użytkowników poprzez połączenie jakościowych i ilościowych metod badawczych, takich jak wywiady i ankiety. Naszym celem nie jest spełnienie każdego życzenia użytkownika; zamiast tego staramy się zidentyfikować najważniejsze funkcje i możliwości.

Równoważenie kosztów i czasu

Możesz też czuć, że proces discovery jest czasochłonny i wymaga znacznego zaangażowania, takiego jak tworzenie dokumentacji i angażowanie użytkowników, potencjalnie odrywając ich od codziennych zadań.

Jednak czas i zasoby zainwestowane początkowo w gruntowny proces discovery opłacają się w dłuższej perspektywie, zapobiegając kosztownym poprawkom na późniejszym etapie developmentu. Traktuj proces discovery jako proaktywne działanie identyfikujące i minimalizujące potencjalne ryzyka.

Przeczytaj też: A ty, kogo byś zatrudnił? Dylemat specjalizacji w designie UX/UI

Proces discovery to proaktywne działanie identyfikujące i minimalizujące potencjalne ryzyka przed projektowaniem rozwiązania (obraz Midjourney)

Przykład z życia: system CMS dla Wirtualnej Polski

Przy projekcie tworzenia nowego oprogramowania redakcyjnego dla dziennikarzy Wirtualnej Polski spędziliśmy 16 tygodni, zagłębiając się w poznanie istniejących narzędzi i wyzwań użytkowników. Chcieliśmy uchwycić „duży obraz": procesy wokół narzędzi, przepływy pracy i nawyki użytkowników. To podejście ujawniło wiele niezaspokojonych potrzeb, które użytkownicy uważali za normalne, takich jak brak w systemie opcji „pomocy".

Innym odkryciem był znaczny czas, jaki zespoły redakcyjne poświęcają na komunikację. Ten wgląd pozwolił nam zautomatyzować dużą część tej pracy poprzez rozszerzenie funkcjonalności oprogramowania i integrację niektórych funkcji komunikacyjnych z CMS-em. Zmniejszyło to potrzebę przełączania się między aplikacjami podczas wykonywania kluczowych zadań i usprawniło wymianę informacji.

Przeczytaj więcej o naszej pracy dla Wirtualnej Polski – sprawdź case study i dowiedz się więcej o procesie discovery.

2) Wyrównywanie oczekiwań interesariuszy

Dlaczego jest to kluczowe?

Jasne cele projektu

Proces discovery daje platformę do definiowania i wyjaśniania celów projektu. Angażowanie interesariuszy w warsztaty i dyskusje zapewnia wspólne rozumienie celów, zakresu i pożądanych rezultatów projektu. Ta jasność przyczynia się do bardziej skupionych i skutecznych działań projektowych i deweloperskich.

Identyfikowanie ograniczeń i zależności

Angażując interesariuszy wcześnie w procesie discovery, można z wyprzedzeniem identyfikować i adresować potencjalne ograniczenia i zależności. Obejmuje to ograniczenia techniczne, kwestie budżetowe i zewnętrzne czynniki mogące wpływać na projekt.

Dlaczego możesz mieć zastrzeżenia?

Możesz argumentować, że cele projektu i potencjalne ograniczenia można przekazać przez dokumenty lub spotkania bez potrzeby przeprowadzania rozszerzonej fazy discovery. Nie jest rzadkością, że klienci mają z góry określony plan projektu i opierają się jego wywróceniu do góry nogami. Mogą też pojawić się wątpliwości co do wartości procesu discovery, w obawie, że może skutkować stosem dokumentów, które nie przyniosą wymiernych zmian.

Odnieśmy się do tych obaw.

Bądźmy szczerzy – nie projektujemy biernie tego, co nam dyktujecie.

Po drugie, nasze podejście do designu wykracza poza dodawanie nowych kolorów do strony – chodzi o zrozumienie, co chcecie osiągnąć. Zamiast przedstawiać gotowe rozwiązanie, lepiej jest zdefiniować problem – a następnie wspólnie określić funkcjonalności i cechy potrzebne do jego rozwiązania.

Proces discovery zapobiega poważnym problemom

Nawet jeśli masz krystalicznie jasną wizję swojego projektu, zdecydowanie polecamy rozległy proces discovery. Na przestrzeni lat wypracowaliśmy własną, unikalną metodę rozumienia twoich celów i oczekiwań.

Choć twoje dotychczasowe doświadczenia mogły nie obejmować gruntownego procesu discovery, zaufaj nam – to proaktywne działanie, które zapobiega problemom zanim staną się poważnymi przeszkodami, sprzyjając bardziej świadomemu podejmowaniu decyzji w całym cyklu życia projektu.

Proces discovery to proaktywny krok w celu identyfikacji potencjalnych ryzyk mogących wpłynąć na projekt (obraz wygenerowany przez Midjourney)

3) Mitygacja ryzyka i efektywność kosztowa

Dlaczego jest to kluczowe?

Proaktywna identyfikacja ryzyka

Proces discovery to proaktywny krok w celu identyfikacji potencjalnych ryzyk mogących wpłynąć na projekt. Dzięki gruntownym badaniom i analizom możemy przewidywać wyzwania związane z technologią, akceptacją użytkowników lub dynamiką rynku. Wczesna identyfikacja umożliwia opracowanie strategii minimalizacji tych ryzyk, zmniejszając prawdopodobieństwo pojawienia się kosztownych problemów na późniejszych etapach projektu.

Unikanie kosztownych poprawek

Rozległe badania i prototypowanie podczas fazy discovery pomagają wyprodukować dokładniejszy i skuteczniejszy pierwszy projekt. Pozwala nam to tworzyć realistyczne harmonogramy i budżety, co minimalizuje potrzebę poprawek i korekt na późniejszych etapach developmentu, oszczędzając czas i pieniądze. Adresowanie potencjalnych problemów na wczesnym etapie jest tańsze niż wprowadzanie znaczących zmian po rozpoczęciu developmentu.

Dlaczego możesz mieć zastrzeżenia?

Krytycy mogą argumentować, że ryzykiem można zarządzać reaktywnie na etapie developmentu i że rozległy proces discovery jest zbędny. Mogą uważać, że poprawki są nieuchronną częścią procesu projektowania i developmentu, a przeznaczenie zasobów na rozszerzoną fazę discovery nie może zapobiec potrzebie późniejszych korekt.

Naszym zdaniem faza discovery jest zaprojektowana, by identyfikować ryzyka zanim eskalują, oszczędzając czas i zasoby w dłuższej perspektywie. Ta precyzja przyczynia się do efektywności kosztowej poprzez minimalizowanie prawdopodobieństwa nieoczekiwanych wydatków, zmian zakresu lub opóźnień podczas fazy developmentu. Zilustrujmy ten argument przykładem z życia.

Przykład z życia: aplikacja podróżnicza

Pewnego razu uczestniczyliśmy w przetargu na projekt skupiony na tworzeniu spersonalizowanej aplikacji podróżniczej dla częstych podróżnych biznesowych. Nasz konkurent, ubiegający się o projekt, zaproponował uproszczony proces pomijający kompleksową fazę discovery, w przeciwieństwie do naszej firmy, która nalegała na stosowanie naszego ugruntowanego podejścia i metodologii. Firma konkurencyjna była gotowa od razu przejść do projektowania systemu, prezentując wstępne makiety.

Ostatecznie klient zdecydował się na naszą propozycję, podzielając naszą metodologię. Gdy zagłębiliśmy się w pierwsze dni współpracy, zalety naszego podejścia szybko stały się widoczne.

Projekt polegał na stworzeniu aplikacji dostarczającej spersonalizowane rekomendacje podróżnicze, odpowiadające preferencjom i potrzebom częstych podróżnych biznesowych. Pomysł polegał na sugerowaniu zakwaterowania, transportu, dodatkowych usług i opcji gastronomicznych w oparciu o preferencje użytkownika i historię podróży. Aby to działało, użytkownicy musieli wprowadzać osobiste dane podróży, swoją lokalizację i preferencje, takie jak konkretne wymagania dietetyczne, dodatkowe usługi czy preferowane ustawienie łóżka.

Znacznącą obawę wzbudziła natura tego układu – podróżni dzielący się wrażliwymi informacjami o swoich preferencjach i wzorcach podróży z aplikacją udostępnioną przez pracodawcę. Pomimo środków zapewniających prywatność danych, dzielenie się osobistymi planami budziło zrozumiałe opory wśród użytkowników. Nie każdy chce, by pracodawca znał jego codzienny harmonogram (jak na przykład kiedy zamawia taksówkę i dokąd jedzie).

Bez kompleksowego procesu discovery te problemy ujawniłyby się później w projekcie, potencjalnie prowadząc do odrzucenia aplikacji przez użytkowników. Znacznie zwiększyłoby to koszty i zagroziło kluczowej koncepcji aplikacji. Stosując nasz standardowy proces discovery, proaktywnie zaadresowaliśmy te obawy. Poprzez sesje burzy mózgów wcześnie uzyskaliśmy wgląd w potrzeby użytkowników i wymagania biznesowe, oszczędzając klientowi czas i chroniąc firmę przed niepotrzebnymi wydatkami.

Proces discovery: solidny fundament dla designu

W Autentika proces discovery jest prawdopodobnie najważniejszym czynnikiem minimalizowania ryzyka finansowego i odkrywania potencjalnych pułapek. Mimo naturalnego pragnienia natychmiastowych, namacalnych rezultatów, proces discovery jest fundamentem stabilizującym cały projekt. Jego długość i głębokość mogą się wahać od kilku tygodni do kilku miesięcy, ale uważamy go za nieodzowny w rozumieniu potrzeb końcowych użytkowników, motywacji biznesowych i w efekcie – efektywnego produktu końcowego.

Dodatkową zaletą jest to, że zastosowanie procesu discovery pozwala na minimalne zaangażowanie developmentu. Gdy proces się kończy, developerzy wchodzą w dobrze przygotowane i jasne struktury, co oszczędza dużo stresu, błędów i kosztów (wyobraź sobie tylko, ile kosztuje praca developera).

Dlatego następnym razem, gdy chcesz zatrudnić kogoś do pomocy w transformacji cyfrowej, zastanów się, czy chcesz zaoszczędzić 10-15% kosztów projektu i rozpocząć pracę bez odpowiedniej wiedzy, przygotowania i badań. A może wolisz głębsze i bardziej holistyczne podejście, które wyniesie Twój biznes i stworzy narzędzia, które naprawdę sprawią, że będziesz prosperować.

Jeśli tak jest – zadzwoń do nas!