13 liczb pokazujących mierzalne efekty usprawnionego procesu publikacji

Napisał Zespół Autentika

Rozmawiając o transformacji cyfrowej w redakcji, często uciekamy się do wielkich wizji i górnolotnych słów. Ale nie tym razem. Tym razem schodzimy do konkretnych liczb i mierzalnych efektów inicjatyw, które zrealizowaliśmy dla holdingu medialnego z 23 milionami użytkowników miesięcznie.

Zacznijmy od kontekstu. Przez 25 lat Wirtualna Polska – jedna z największych grup mediowych w Europie Środkowej – rozwijała swoje systemy back-office i zarządzała dziesiątkami aplikacji pozyskanych w ramach przejęć. Doprowadziło to do powstania całego ekosystemu systemów i narzędzi o różnym wyglądzie i funkcjonalności. Dziennikarze, redaktorzy i pracownicy mediów musieli przełączać się między różnymi aplikacjami wewnętrznymi, by wykonać swoją pracę. Publikacja artykułu i umieszczenie go na stronie głównej kosztowała ich mnóstwo czasu – i kliknięć.

Brzmi znajomo? Utrzymywanie przez firmę medialną 20 lub 30 systemów służących różnym celom to nic niezwykłego. Taka praktyka często prowadzi do niemałego chaosu. Procesy pracy są zdecentralizowane i różnią się w zależności od zespołu; pracownicy korzystają z zewnętrznego oprogramowania i tracą cenny czas na ręczne zadania; nowi pracownicy z trudem przyswajają, które narzędzie służy do czego. Wszyscy wiemy, że kosztuje to czas, pieniądze i nerwy tych, którzy walczą z oprogramowaniem zamiast robić to, co robią najlepiej.

nawiązaliśmy współpracę z Wirtualną Polską, by uporządkować ich system. Przez ponad cztery lata wspólnej pracy zrealizowaliśmy portfolio inspirujących projektów. Wszystkie razem doprowadziły do stworzenia spójnego ekosystemu oprogramowania back-office, który wspiera rozwój istniejących i nowych narzędzi. Spędziliśmy tysiące godzin nad procesami integracyjnymi, które zmieniły efektywność (wzrost wyników, jakości i rezultatów) oraz wydajność (oszczędności czasu, wysiłku i pieniędzy). Więcej o całym procesie możesz przeczytać tutaj – teraz skupimy się na osiągniętych efektach.

Cele przeprojektowania systemu

Celem całościowego przeprojektowania systemu była poprawa w pięciu kluczowych obszarach:

Szybkość

Celem było szybsze publikowanie wiadomości i pomoc pracownikom w sprawnej pracy bez obniżania jakości.

Użyteczność

Chcieliśmy obniżyć koszty poprzez usunięcie narzędzi, które wnosiły niewielką lub żadną wartość do procesu publikacji, a mimo to były utrzymywane przez organizację.

Intuicyjność

Kluczowe było wprowadzenie intuicyjnego projektu i ograniczenie liczby czynników rozpraszających, by pomóc dziennikarzom i redaktorom skupić się na treści.

Spójność

Celem była zamiana kilku niezależnych aplikacji na jeden spójny proces usprawniający przepływ pracy i ułatwiający pracę pracownikom.

Skalowalność

Chcieliśmy stworzyć spójny design system umożliwiający szybsze projektowanie nowych modułów aplikacji.

Mierzalne wyniki wdrożonych zmian

1) Czas publikacji skrócony o ponad 70%

„Jeśli chodzi o wiarygodność, szybkość ma kluczowe znaczenie" – napisała kolumnistka The Washington Post, Margaret Sullivan, w jednym ze swoich komentarzy. Choć popularne powiedzenie głosi, że „niemal żaden artykuł nie traci na tym, że poczeka na publikację jeden dzień", w przypadku aktualności, które muszą pojawić się natychmiast na stronie głównej, taki scenariusz nie wchodzi w grę. Dlatego nie powinno być żadnych technicznych przeszkód w momencie, gdy coś trafia online.

Wiele czynników może spowolnić proces publikacji. Na przykład strona CMS lub jej komponenty ładują się powoli, albo dziennikarz musi korzystać z kilku różnych narzędzi, by opublikować news. Musi też ręcznie wypełniać wiele sekcji lub spędzać dużo czasu na szukaniu odpowiedniej ilustracji, a następnie jej kadrowanie.

I wtedy – gdy artykuł jest już gotowy do opublikowania – system się zawiesza, pojawia się błąd i cała praca przepada. Zdarza się to w niemal każdym medium, i wiadomo, co to oznacza: jesteś ostatni z informacją. Zostajesz w tyle za konkurencją. I wiesz, że czytelnicy czy widzowie mogą następnym razem sięgnąć do nich – i zostać tam na stałe.

Audit procesu publikacji przeprowadzony w Wirtualnej Polsce pozwolił nam zidentyfikować kluczowe czynniki niezbędne do przyspieszenia tego procesu i zaproponować odpowiednie rozwiązania przy budowaniu nowego systemu redakcyjnego.

Po pierwsze, wdrożyliśmy funkcję „fast track". Pozwala ona dziennikarzom przygotować artykuł ze zdefiniowanym z góry zdjęciem dla aktualności, kategoriami i tagami. Po dodaniu nagłówka i lidu artykuł jest gotowy do publikacji. Po drugie, opracowaliśmy usprawnienia umożliwiające dziennikarzom szybsze i bardziej intuicyjne dodawanie zdjęć i dodatkowych elementów treści.

Wyniki:

1. Średni czas publikacji pilnych wiadomości skrócił się o ponad 70%.

2. Średni czas do publikacji aktualności skrócił się do 120 sekund.

3. W skrajnych przypadkach publikacja aktualności zajmowała 60 sekund (mierzone od kliknięcia szablonu „fast track" do momentu pojawienia się artykułu na stronie).

4. Całkowity czas do publikacji w organizacji skrócił się o 10%.

5. Efektywność codziennej produkcji treści wzrosła o 10%.

```

``` Przeczytaj więcej o szybkości publikacji w mediach

Równie ważne dla nas były następujące wyniki:

6. 79% użytkowników pracujących z nowym systemem pozytywnie oceniło szybkość wstawiania zdjęć do artykułu.

7. 90% użytkowników pozytywnie oceniło szybkość wstawiania dodatkowych elementów treści.

8. 83% użytkowników pozytywnie oceniło czas potrzebny do wykonania zadań w nowym edytorze.

Porozmawiaj z nami, jeśli chcesz skrócić czas publikacji —>

2) Poprawiona intuicyjność nowego systemu

Istnieje wiele definicji „intuicyjnego projektu" – na potrzeby tego artykułu przyjmiemy najprostszą: to projekt, który jest łatwy w użyciu. Oznacza to, że działa tak, jak użytkownicy się tego spodziewają, i że mogą oni nieświadomie stosować swoją wiedzę do efektywnego korzystania z narzędzia. To projekt, który nie wymaga godzin szkoleń i wyjaśnień, ponieważ nawiązuje do wcześniejszych doświadczeń użytkowników.

Aby osiągnąć intuicyjny projekt, kluczowe jest uwzględnienie backgroundu użytkownika, kultury pracy i nawyków. Jak dowiedzieliśmy się z naszej pracy z redakcjami, innowacja nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem, bo to, co jest intuicyjne dla jednej grupy, może być niezrozumiałe dla innej. W przypadku Wirtualnej Polski możemy z dumą powiedzieć, że udało nam się poprawić intuicyjność systemu redakcyjnego.

Wyniki są następujące:

9. 81% użytkowników stwierdziło, że edytor jest intuicyjny przy pierwszym kontakcie. 10. 79% użytkowników pozytywnie oceniło intuicyjność dodawania zdjęć do artykułu. 11. 80% użytkowników pozytywnie oceniło intuicyjność dodawania dodatkowych elementów treści do artykułu.

Dlaczego intuicyjność jest tak ważna

Dlaczego intuicyjność jest tak istotna? Nie chodzi tylko o ułatwienie i przyspieszenie pracy użytkowników. Chodzi o wyposażenie pracowników w niezawodne i nowoczesne narzędzia, co może wpływać na ich satysfakcję z pracy. Dziennikarze zmagający się z przestarzałym, nieintuicyjnym oprogramowaniem mogą czuć, że ich praca nie jest traktowana poważnie. W niektórych przypadkach brak nowoczesnych narzędzi w połączeniu z presją na osiąganie lepszych wyników może prowadzić do wzrostu stresu, braku motywacji do pracy i większej rotacji pracowników.

Warto też zauważyć, że intuicyjność narzędzi pracy ułatwia onboarding pracowników i pozwala nowo zatrudnionym szybciej się odnaleźć. Osoba zaczynająca pracę w Twojej redakcji nie powinna spędzać tygodni na nauce nowych systemów i ciągłym pytaniu kolegów, jak wstawić zdjęcie do artykułu. Im bardziej intuicyjny interfejs, tym łatwiejszy do nauczenia się i obsługi, co może oznaczać znaczną optymalizację czasu i kosztów.

3) Zmniejszony nakład pracy przy tworzeniu nowych produktów dzięki systemowi projektowemu

Jednym z najważniejszych osiągnięć naszej pracy dla Wirtualnej Polski jest stworzenie systemu projektowego – biblioteki wielokrotnego użytku komponentów, która łączy design, kod i wiedzę o tym, jak ich używać. Umożliwia to budowanie nowych produktów w oparciu o jedno źródło kodu, redukując czas i wysiłek potrzebny do stworzenia, rozwinięcia i przetestowania nowego produktu. Na jednym systemie projektowym można zbudować tysiące różnych aplikacji.

Design system ogranicza też chaos i samowolę w organizacji. Zapewnia spójność w całej firmie i pomaga uniknąć sytuacji, w której zespoły pracują według różnych procesów i korzystają z różnych (często zewnętrznych) narzędzi.

Będziemy z Tobą szczerzy: stworzenie systemu projektowego to nie jest bułka z masłem. Wymaga doświadczonego zespołu z konkretnymi umiejętnościami i kompetencjami, odpowiednich narzędzi i technologii, a oczywiście – czasu. Ale warto.

Przejście na ujednoliconą strukturę zmniejsza liczbę pracowników potrzebnych do utrzymania starych systemów, obniża koszty tworzenia nowych produktów i rozwijania istniejących oraz zapewnia spójne doświadczenie użytkownikom systemu.

Wprowadzenie systemu projektowego w Wirtualnej Polsce przyniosło następujące wyniki:

12. 90% komponentów edytora jest objętych systemem projektowym. 13. Zaprojektowanie jednej z aplikacji zajęło zaledwie 42 godziny, a nowe moduły można tworzyć czterokrotnie szybciej niż dotychczas.

Dowiedz się więcej o systemach projektowych w organizacjach medialnych ---->

Podsumowanie

Opisane powyżej wyniki to tylko jeden przykład tego, co jest możliwe przy projektowaniu transformacji cyfrowej w organizacji. Wszystko zależy od posiadanych KPI, wyzwań, które chcesz rozwiązać, i rezultatów, które chcesz osiągnąć. Przeprojektowanie systemu może wyglądać bardzo różnie w zależności od Twoich potrzeb i etapu transformacji.

Chcieliśmy podzielić się tymi spostrzeżeniami, by pokazać, że zmiany prowadzą do mierzalnych efektów. A poza tym – są czymś, co ludzie doceniają. Żaden dziennikarz nie może już pracować z długopisem i kartką papieru. Żeby być efektywnym i szybko dostarczać wiadomości, potrzebuje odpowiedniej technologii – a Twoim zadaniem jest wyposażyć go w to narzędzie.

Możemy Ci w tym pomóc. Powiemy Ci szczerze, co ma sens, a co nie, i utorujemy drogę, byś mógł osiągnąć swoje cele biznesowe.

Porozmawiajmy o tym, co możemy zbudować razem.