Portal klienta dla globalnej firmy produkcyjnej

Przegląd projektu

Podczas projektu podzieliliśmy proces na trzy części:

• Etap 1: Określenie zakresu i analiza obecnego procesu przeznaczonego do digitalizacji
• Etap 2: Projektowanie UX/UI
• Etap 3: Programowanie i wdrożenie

O kliencie

JUKI nieprzerwanie rośnie jako dostawca produktów i usług najwyższej jakości dla branż na całym świecie od momentu założenia w 1938 roku. Od tamtej pory firma rozszerzyła swoje kompetencje – od odlewania części metalowych po stanie się jednym z wiodących światowych producentów maszyn przemysłowych.

Główne produkty to maszyny do szycia do celów przemysłowych i domowego użytku. Serwis i części zamienne do tych maszyn stanowią równie znaczącą część portfela produktowego.

O projekcie

Portal Klienta JUKI (PK) to wewnętrzne narzędzie dedykowane obsłudze posprzedażowej i platforma zamawiania dla klientów. Ideą przyświecającą jego powstaniu jest optymalizacja czasu poświęcanego na składanie zamówień oraz poprawa przepływu informacji na poziomie globalnych stanów magazynowych.

Na etapie koncepcji Portal Klienta był trójpoziomowym narzędziem do zarządzania zamówieniami: dla klientów, agentów sprzedaży i administratorów. Ostatecznie dostarczyliśmy kompleksowe rozwiązanie obsługujące niemal wszystkie możliwe ścieżki użytkownika przez portal i procedurę składania zamówień.

Narzędzia do zarządzania danymi zawsze wymagają kompromisów, zwłaszcza w przypadku przetwarzania dużych zbiorów danych. W tym konkretnym przypadku mieliśmy okazję wdrożyć najlepsze praktyki branżowe. Kompromisy pojawiały się tam, gdzie musieliśmy łączyć niezbędne dane na różnych poziomach – co dało nam możliwość zbudowania właściwej i skalowalnej architektury informacji.

Portal Klienta JUKI to wewnętrzne narzędzie dedykowane obsłudze posprzedażowej i platforma zamawiania dla klientów. Ideą jego powstania jest optymalizacja czasu poświęcanego na składanie zamówień i poprawa przepływu informacji na poziomie globalnych stanów magazynowych.

Głównym powodem projektu była chęć umożliwienia klientom wygodniejszego, automatycznego składania zamówień. System PK odpowiada na ich potrzeby w zakresie skrócenia czasu przekazywania informacji i skutecznej realizacji zapytań.

Wyzwanie

Modułowy produkt składa się z dwóch filarów: panelu klienta i panelu sprzedawcy. W panelu klienta możliwe jest składanie zamówień, a także sprawdzanie czasu dostawy, statusu realizacji zamówienia, historii zakupów i warunków handlowych.

W części sprzedawcy Portal Klienta umożliwia pozyskanie szerokiego zakresu informacji, dzięki którym pracownik JUKI jest w stanie automatycznie przeprowadzić cały proces zakupowy, koordynując jedynie status realizacji.

• Kompleksowy przegląd projektu oparty na wywiadach, badaniach i analizie,
• Szczegółowe określenie zakresu technicznego projektu wraz ze wszystkimi produktami,
• Skalowalna i innowacyjna warstwa front-end opracowana z użyciem popularnych technologii,
• Szybki i bezpieczny back-end oparty na niezawodnym i sprawdzonym CMS.

Nasza praca

Powodem wdrożenia powyższego rozwiązania była jednoznaczna potrzeba cyfrowej transformacji i minimalizacji długu technicznego, który mógłby narastać wraz z rozwojem bazy produktowej firmy.

Skala ma tu kluczowe znaczenie. Choć JUKI działa w stosunkowo niszowym segmencie, w swojej bazie danych zgromadził kilkaset tysięcy rekordów produktów, co wymusza przemyślane działania w kontekście technologicznym i dalszego rozwoju.

Klient

Moduł klienta był najważniejszą częścią ze względu na liczbę potencjalnych użytkowników. Podzieliliśmy najczęściej używane funkcjonalności na dwa obszary: zarządzanie zamówieniami i współpracę.

Jak można się domyślić – zarządzanie zamówieniami było naszym głównym obszarem zainteresowania. Użytkownik rozpoczyna swoją podróż na pulpicie z łatwym dostępem do głównych funkcji: ostatnich zamówień, produktów i aktualności oraz ustawień profilu.

Dodaliśmy możliwość przesyłania przez użytkowników zamówień w plikach XLSX. System automatycznie informuje ich o dostępności produktów zawartych w pliku lub możliwych zamiennikach.

W przypadku produktów wycofanych ze sprzedaży użytkownicy mogą zapisywać produkty na liście życzeń, gdzie administratorzy mogą analizować potencjalne zainteresowanie starszymi lub anulowanymi pozycjami. Użytkownicy mogą otrzymywać regularne aktualizacje dotyczące produktów, aktualności i – co ważne – natychmiastowe powiadomienia o statusie zamówienia.

Agent sprzedaży

Agenci sprzedaży to druga co do wielkości grupa użytkowników. Są to pracownicy JUKI odpowiedzialni za przetwarzanie zamówień. Wersja Portalu Klienta przeznaczona dla nich jest nieco mniejsza. Agenci mogą śledzić pilne zamówienia za pomocą oznaczenia "Monitor Status", co pozwala im pracować efektywniej i koncentrować się na najważniejszych zamówieniach i potrzebach użytkowników.

Dzięki nowemu PK agenci mogą monitorować statusy zamówień i ręcznie je weryfikować bez konieczności sprawdzania sytuacji w oddziałach i globalnych stanach magazynowych.

Administrator

Panel administratora służy do zarządzania wszystkimi danymi w portalu. Administratorzy mogą ręcznie weryfikować zamówienia, wysyłać wiadomości do innych użytkowników i tworzyć artykuły z aktualnościami. Najważniejszą częścią roli administratora jest zarządzanie klientami i firmami, które mogą dołączyć do Portalu Klienta, oraz nadawanie dostępu do profili użytkowników.

Najistotniejszą funkcją, którą udostępniliśmy, jest możliwość przeglądania logów systemowych, dających wgląd w poziom zainteresowania produktami i czas poświęcony na zamówienia. Właściwie wykorzystana może znacząco wpłynąć na ogólne doświadczenia i satysfakcję klientów dzięki potencjalnym usprawnieniom procesu w przyszłości i uczynieniu skomplikowanych procesów tak prostymi i przyjaznymi dla użytkownika, jak to możliwe.

Jedną z ostatnich wartych wspomnienia funkcji jest automatyczne przetwarzanie listy życzeń. Raz dziennie produkty zapisane na listach życzeń użytkowników są automatycznie wysyłane przez moduł administratora do właściwego działu, aby mogły być przeanalizowane i dodane do systemu ERP.

Dostarczyliśmy:

• Kompleksowy przegląd projektu oparty na wywiadach, badaniach i analizie,
• Szczegółowe określenie zakresu technicznego projektu wraz ze wszystkimi produktami,
• Skalowalną i innowacyjną warstwę front-end opracowaną z użyciem popularnych technologii,
• Szybki i bezpieczny back-end oparty na niezawodnym i sprawdzonym CMS.