Jak Elmark uporządkował rozproszone dane dzięki dedykowanemu systemowi ERP

Elmark potrzebował dedykowanego systemu, który zastąpiłby wiele narzędzi kompleksową platformą dostosowaną do specyficznych potrzeb operacyjnych klienta.

Przegląd projektu

Elmark, wiodący dystrybutor w dziedzinie automatyki przemysłowej, stanął przed pilną koniecznością usprawnienia zarządzania swoim rozbudowanym katalogiem liczącym od 18 000 do 19 000 produktów. Przez dekady Elmark opierał się na zaawansowanych arkuszach Excel do obsługi prognozowania stanów magazynowych, przetwarzania zamówień i korekt cen.

Jednak takie podejście stawało się coraz bardziej czasochłonne, podatne na problemy z kontrolą wersji i niewystarczające wobec rosnących potrzeb firmy. Również inne kluczowe procesy biznesowe – zarządzane dotąd ręcznie – wymagały cyfrowej transformacji, aby nadążyć za dynamicznym rozwojem firmy. Wszystkie te czynniki razem uwidoczniły konieczność wdrożenia scentralizowanego, skalowalnego systemu ERP (Enterprise Resource Planning).

Wyzwanie

Elmark zmagał się ze złożonymi trudnościami w efektywnym zarządzaniu rozbudowanym katalogiem tysięcy produktów. Operacje firmy opierały się na zaawansowanych formułach Excelowych służących do prognozowania stanów magazynowych, zarządzania zamówieniami korporacyjnymi i ustalania cen. Mimo że metoda ta była dobrze znana, była czasochłonna i podatna na błędy wynikające z rozproszonych plików i ich powielania. Scentralizowane źródło wiedzy było niezbędne, aby uniknąć pomyłek i nieaktualnych danych w systemach firmy.

Elmark potrzebował systemu ERP zdolnego do:

• Scentralizowanego zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) i kompleksowego zarządzania cenami
• Zautomatyzowania procesów obsługi dużego asortymentu
• Zastąpienia złożonych formuł Excelowych solidnymi rozwiązaniami programistycznymi
• Zarządzania uprawnieniami użytkowników, konfigurowalnych widoków i wskaźników sygnalizujących braki w danych produktów
• Wsparcia wielojęzycznego usprawniającego pobieranie i aktualizację danych na różnych rynkach
• Stworzenia fundamentu pod budowę kolejnych modułów w przyszłości, z już zaplanowaną kolejką

Po bezskutecznym poszukiwaniu gotowych rozwiązań rynkowych, dedykowany system stał się koniecznością. Ten spersonalizowany ekosystem miał skonsolidować potrzeby Elmark w zakresie zarządzania informacją w jednej platformie, zapewniając sprawny przepływ danych i redukując złożoność operacyjną.

Zunifikowany ekosystem musiał umożliwiać:

• Zarządzanie informacjami magazynowymi w kilku punktach dystrybucji
• Organizację danych sklepu internetowego na dwóch platformach e-commerce ze wsparciem wielojęzycznym (z możliwością rozszerzenia o trzeci sklep)
• Kompleksowe zarządzanie zasobami cyfrowymi – plikami i dokumentacją
• Generowanie zamówień na podstawie czynników predyktywnych i danych w czasie rzeczywistym
• Dynamiczne zarządzanie cenami w wielu kanałach i walutach

Dodatkowe kluczowe funkcje obejmowały:

• Wspomagane przez AI generowanie opisów i obsługę zmiennych dla ofert wielojęzycznych
• Masową obsługę danych i płynny import z plików udostępnianych przez producentów, z możliwością przeglądu i korekty przed publikacją
• Śledzenie historii wersji na potrzeby odtwarzania danych po błędach

Przechodząc od dobrze znanych arkuszy Excelowych, Elmark poszukiwał zunifikowanego ekosystemu, który uprości zarządzanie produktami, usprawni importy i zminimalizuje błędy we wszystkich operacjach – od aktualizacji stanów magazynowych po integrację z e-commerce.

Kluczowe wyniki

• Usprawnione procesy: Przejście od rozproszonych źródeł danych do scentralizowanego ekosystemu wyeliminowało zbędne powielanie, poprawiło dokładność i zwiększyło efektywność operacyjną.

• Zaawansowane narzędzia zarządzania produktami: Konfigurowalne szablony i dynamiczna obsługa danych umożliwiły szybsze i bardziej precyzyjne aktualizacje, poprawiając standaryzację danych w całym asortymencie.

• Lepsza kontrola importów: Dedykowany proces weryfikacji importów wsadowych zminimalizował błędy i zapewnił spójną, wysoką jakość danych produktowych.

• Ulepszone zarządzanie zasobami: Scentralizowane repozytorium zasobów cyfrowych poprawiło widoczność, organizację i dostępność dla całego zespołu.

• Skalowalna, modularna platforma: Elastyczna architektura systemu tworzy fundament pod przyszłe rozbudowy, obsługując dodatkowe moduły i integracje w miarę rozwoju Elmark.

• Przyjazny interfejs użytkownika: Elastyczne widoki pulpitu i intuicyjne wzorce projektowe pozwalają użytkownikom priorytetyzować informacje i usprawniać codzienne zadania.

• Wczesne wdrożenie MVP: Uruchomienie kluczowych funkcjonalności na wczesnym etapie przyniosło natychmiastową wartość i umożliwiło iteracyjne udoskonalenia na podstawie opinii użytkowników.

Nasza praca

Współpraca z Elmark wymagała indywidualnego podejścia. W odróżnieniu od wielu klientów, zespół Elmark miał solidne podstawy techniczne i wolał przejść bezpośrednio do konkretnych działań projektowych, zamiast poświęcać dużo czasu na discovery i dokumentację. Zaproponowaliśmy etapowe, projektowo zorientowane podejście, organizując naszą współpracę w dobrze zdefiniowane sprinty, które pozwalały skutecznie realizować kolejne etapy tego rozbudowanego projektu.

Wdrożenie biblioteki komponentów

Aby przyspieszyć projekt i obniżyć koszty wdrożenia dla Elmark, zbudowaliśmy bibliotekę komponentów opartą na systemie Flowbite. Wybór ten pozwolił nam wykorzystać istniejącą bibliotekę dobrze opracowanych komponentów, dostosowanych do unikalnej marki i wymagań aplikacji Elmark.

Ustaliliśmy fundamentalne elementy designu: typografię, schematy kolorystyczne i wstępną konfigurację komponentów. W miarę postępów projektu rozbudowywaliśmy bibliotekę o konkretne elementy UI potrzebne w kolejnych sprintach. Metoda ta pozwoliła nam wielokrotnie używać tych samych komponentów na różnych ekranach, zapewniając spójny wygląd i przyśpieszając proces projektowania i wdrożenia.

Modularna struktura systemu projektowego umożliwiła szybszy czas realizacji i pozwoliła nam ukończyć ekrany i komponenty przed harmonogramem.

Discovery na nowo

Z uwagi na znajomość aspektów technicznych przez Elmark, uprościliśmy fazę discovery, zastępując ją zwięzłymi sesjami planowania. Wstępne odkrycia zapewniły zrozumienie założeń projektu i kluczowych potrzeb użytkowników, tworząc fundament dla sprintów projektowych. Każdy sprint zaczynał się od "mini-discovery", które wyjaśniało nierozstrzygnięte kwestie i precyzowało cele sprintu. To adaptacyjne podejście pozwalało nam działać szybko, zachowując ścisłe dopasowanie do zmieniających się wymagań Elmark.

Ścisła współpraca z IT dla bieżących informacji zwrotnych

Przez cały projekt ściśle współpracowaliśmy z działem IT Elmark. To partnerstwo okazało się nieocenione – pozwalało na bieżąco rozwiązywać kwestie wdrożeniowe i wyjaśniać szczegóły techniczne. Dzięki wczesnemu i regularnemu angażowaniu działu IT mogliśmy stale omawiać i dostosowywać nasze podejście, zapewniając spójność z celami krótko- i długoterminowymi. Współpraca ta pozwoliła nam:

• Zaplanować stopniowe wdrożenie: Projektując ostateczną, w pełni funkcjonalną wersję, identyfikowaliśmy możliwości stworzenia przejściowego MVP, umożliwiającego Elmark uruchomienie kluczowych funkcji wcześnie, przy jednoczesnym przygotowaniu do docelowego wdrożenia.

• Optymalizować wzorce projektowe: Wspólnie dobieraliśmy wzorce minimalizujące czas wdrożenia przy zachowaniu pożądanej funkcjonalności i doświadczenia użytkownika.

• Wcześnie identyfikować przypadki brzegowe: Omawiając przypadki brzegowe i potencjalne wyzwania wdrożeniowe już w fazie projektowania, mogliśmy proaktywnie planować rozwiązania.

Przykłady

1. Zarządzanie listą produktów

Przy ponad 18 000 produktów w katalogu Elmark, sprawne zarządzanie i dostęp do danych produktowych były kluczowe. W odpowiedzi na to wdrożyliśmy zaawansowany system filtrowania, pozwalający użytkownikom szybko sortować i wyszukiwać konkretne dane produktowe. System obejmuje zarówno proste, jak i zaawansowane opcje filtrów, umożliwiając przełączanie się między nimi zależnie od stopnia złożoności wyszukiwania.

Wykorzystanie niestandardowych widoków

Użytkownicy mogą teraz usprawnić swoje przepływy pracy dzięki dwóm typom widoków:

• Widoki stałe – Ustandaryzowane widoki, których nie można usunąć, zapewniające stały dostęp do kluczowych informacji.

• Widoki niestandardowe – Spersonalizowane widoki tworzone poprzez zastosowanie określonych filtrów i wybór odpowiednich kolumn. Funkcja ta pozwala użytkownikom zapisywać i wracać do preferowanych konfiguracji, znacznie poprawiając nawigację i efektywność.

Operacje masowe

Aby dodatkowo uprościć zarządzanie, wprowadziliśmy możliwość wykonywania operacji masowych. Funkcja ta pozwala użytkownikom jednocześnie aktualizować wiele produktów, skracając czas potrzebny na masowe edycje i zapewniając spójność wpisów danych produktowych.

2. Hierarchia produktów

Zarządzanie rozległym katalogiem wymaga zorganizowanej hierarchii ułatwiającej wprowadzanie danych, nawigację i spójność ofert. W tym celu zaprojektowaliśmy strukturalny system hierarchii produktów z czterema poziomami:

• Atrybut – Indywidualna cecha lub właściwość produktu, np. długość gwarancji lub napięcie wejściowe

• Grupa atrybutów – Skupiska powiązanych atrybutów, pozwalające zarządzać zestawami cech często występujących razem, np. "Wymiary" lub "Specyfikacje techniczne".

• Szablon – Konfigurowalne szablony przypisujące określone atrybuty i grupy atrybutów do produktów w podobnych kategoriach, usprawniające wprowadzanie danych i zapewniające jednolitość ofert.

• Produkt – Końcowa karta produktu wzbogacona o wszystkie powiązane atrybuty, gotowa do publikacji lub aktualizacji na platformach.

3. Kreator niestandardowych szablonów

Aby zwiększyć efektywność i elastyczność zarządzania rozbudowanymi danymi produktowymi, wdrożyliśmy kreator szablonów. Funkcja ta pozwala Elmark tworzyć, organizować i ponownie wykorzystywać szablony dostosowane do konkretnych wymagań danych. Kreator umożliwia użytkownikom tworzenie szablonów produktów, określając dokładnie dane i atrybuty wymagane dla każdego rodzaju produktu.

Z pomocą kreatora użytkownicy mogą:

• Definiować niezbędne atrybuty dla różnych typów produktów, zapewniając kompletność każdego wpisu.

• Układać te atrybuty w przejrzystym i ergonomicznym interfejsie.

4. Zaawansowane funkcje zarządzania danymi produktowymi

Elmark potrzebował narzędzi do obsługi ogromnych ilości informacji o produktach, dlatego wdrożyliśmy zaawansowane funkcje zarządzania danymi. Zapewniają one szybkie, spójne aktualizacje całego katalogu, dając użytkownikom większą kontrolę nad jakością i kompletnością danych.

Kluczowe funkcje obejmują:

• Generowanie opisów ze zmiennymi i wsparciem AI – Wykorzystuje zmienne i AI do szybkiego generowania opisów produktów, przyspieszając proces i zapewniając spójność.

• Automatyczne tłumaczenie tekstów – Wbudowana funkcja tłumaczenia pozwala użytkownikom automatycznie tłumaczyć opisy na wiele języków, wspierając Elmark w obsłudze różnych rynków.

• Zmienne w polach tekstowych – Daje użytkownikom elastyczność stosowania dynamicznych zmiennych w polach tekstowych, zapewniając aktualność danych we wszystkich ofertach.

Wprowadziliśmy też kompleksową funkcję śledzenia wszystkich zmian, pozwalającą użytkownikom przeglądać historię i cofać modyfikacje w razie potrzeby. Widoczność ta poprawia kontrolę nad aktualizacjami i zapewnia integralność danych.

Kolejną kluczową funkcją dla Elmark było śledzenie kompletności danych – weryfikuje ona, czy informacje o produktach są uzupełnione we wszystkich wymaganych polach i językach. Użytkownicy mogą:

• Wskazywać konkretne pola wpływające na ogólną kompletność.

• Filtrować listę produktów, aby łatwo zidentyfikować i zarządzać pozycjami z niepełnymi danymi.

• Przeglądać brakujące dane bezpośrednio w tabeli bez opuszczania głównego widoku listy.

• System ten pozwala Elmark utrzymać kompleksowy, wysokiej jakości katalog i minimalizuje ryzyko pominięcia kluczowych informacji w rozbudowanej bazie produktów.

5. Scentralizowane repozytorium zasobów

Stworzyliśmy dedykowane miejsce przechowywania grafik, specyfikacji technicznych i innych mediów. Eliminuje to konieczność przełączania się między narzędziami, centralizując dostęp i usprawniając przepływy pracy.

Kluczowe funkcje obejmują:

• Zintegrowana kontrola zasobów – Użytkownicy mogą sprawdzić, gdzie każdy zasób jest używany w katalogu produktów, zapewniając spójną i dokładną reprezentację w całym systemie.

• Rozszerzone informacje o plikach – Poza podstawowymi danymi pliku, każdy zasób zawiera pola tekstów alternatywnych (alt text) w wielu językach, optymalizując dostępność i wspierając SEO na różnych rynkach.

6. Elastyczny pulpit

Wdrożyliśmy elastyczny pulpit, który pozwala użytkownikom dostosować widok i wyświetlać tylko potrzebne im informacje. To spersonalizowane podejście zwiększa efektywność, umożliwiając szybki dostęp do istotnych danych bez przeglądania zbędnych szczegółów.

7. Kontrola importu plików z listami statycznymi

Aby dać Elmark pełną kontrolę nad importowanymi plikami przeznaczonymi do aktualizacji lub dodawania nowych produktów, wdrożyliśmy system list statycznych (wersji roboczych). Funkcja ta pozwala zespołowi Elmark przeglądać, modyfikować i weryfikować dane przed zatwierdzeniem aktualizacji, zapewniając dokładność i aktualność każdego importu.

Kluczowe możliwości obejmują:

• Podgląd i edycja importów – Po zaimportowaniu plików użytkownicy mogą podejrzeć dane, wprowadzić niezbędne korekty i potwierdzić zmiany przed ich zastosowaniem.

• Listy statyczne jako wersje robocze – Importowane dane są przechowywane na "listach statycznych" (wersjach roboczych), pozwalając użytkownikom zarządzać zmianami stopniowo i dbać o jakość danych.

• Elastyczny czas aktualizacji – Użytkownicy mogą wybrać dokładny moment aktualizacji swoich "głównych list", zapewniając aktualność danych zgodną z potrzebami operacyjnymi.

8. Funkcjonalności wzorowane na Excelu

Elmark zdecydował się na manipulację danymi w stylu Excela, dlatego wbudowaliśmy kilka znanych funkcji, jednocześnie optymalizując je pod kątem efektywności. Początkowo klient oczekiwał pełnej elastyczności niestandardowych formuł, podobnej do Excela. Jednak po ocenie wysokich kosztów wdrożenia i rzadkiej potrzeby modyfikowania formuł, osiągnęliśmy kompromis obejmujący predefiniowane formuły, umożliwiające sprawny wybór bez utraty kluczowej funkcjonalności.

Kluczowe funkcje obejmują:

• Wybór predefiniowanych formuł – Użytkownicy mogą wybierać z zestawu gotowych formuł, minimalizując czas i złożoność tworzenia formuł niestandardowych.

• Tryb kompaktowego widoku – Włączając widok z mniejszą czcionką i węższymi wierszami, użytkownicy mogą zobaczyć więcej danych na ekranie, ułatwiając analizę dużych zbiorów.

• Edycja komórek w miejscu – Użytkownicy mogą edytować kluczowe pola danych bezpośrednio w tabeli bez wchodzenia w pełne szczegóły produktu. Administratorzy kontrolują, które pola dopuszczają edycję w miejscu, usprawniając aktualizacje.

9. Historia wersji i zapobieganie błędom

System zawiera funkcję historii wersji wspierającą zarządzanie błędami i zapewniającą elastyczność. Pozwala użytkownikom cofnąć się do poprzednich wersji danych produktowych w przypadku błędu, umożliwiając łatwe naprawianie przypadkowych zmian.

Kluczowe aspekty obejmują:

• Walidacja danych – System sprawdza dane pod kątem dokładności w czasie rzeczywistym, sygnalizując problemy takie jak nieprawidłowe formaty danych, ostrzeżenia o cenach sprzedaży poniżej kosztów zakupu czy niespójne kursy walut. Ta proaktywna walidacja pomaga zapobiegać kosztownym błędom przed opublikowaniem danych.

• Kontrola wersji – Każda aktualizacja danych jest śledzona, dzięki czemu użytkownicy mogą łatwo przeglądać historię zmian i wybierać poprzednią wersję w razie potrzeby, minimalizując zakłócenia i zapewniając integralność danych.

10. Zarządzanie uprawnieniami użytkowników

System umożliwia również przypisywanie ról definiujących konkretne poziomy dostępu i uprawnienia dla każdego użytkownika.

Kluczowe funkcjonalności obejmują:

• Przypisywanie ról – Użytkownicy mogą otrzymywać odrębne role, każda dostosowana do zakresu ich obowiązków i zadań w systemie.

• Kontrola dostępu do modułów – Dla każdej roli administratorzy mogą określić, do których modułów użytkownik ma dostęp, zapewniając, że wrażliwe dane i kluczowe funkcje są dostępne wyłącznie dla uprawnionych osób.

• Ograniczenia działań – W ramach każdego modułu jasno określone są konkretne działania, jakie użytkownicy mogą wykonywać, umożliwiając szczegółową kontrolę nad wprowadzaniem danych, edycją i innymi kluczowymi operacjami.

Nasze wnioski

1. Centralizacja przynosi transformację: Konsolidacja rozproszonych źródeł danych w jedną platformę drastycznie redukuje błędy, poprawia efektywność i zwiększa dostępność danych.

2. Etapowe wdrożenie napędza sukces: Stopniowe wdrożenie pozwoliło Elmark uruchomić kluczowe funkcjonalności wcześnie, planując jednocześnie docelowy system – minimalizując zakłócenia operacyjne.

3. Ścisła współpraca z klientem jest niezbędna: Zaangażowanie Elmark, zwłaszcza ich działu IT, umożliwiało bieżące korekty, sprawne rozwiązywanie problemów i spójność z długoterminowymi celami.

4. Komponenty wielokrotnego użytku oszczędzają czas: Modularne podejście do projektu przyspieszyło prace, zachowując spójność i obniżając koszty.

5. Elastyczność w fazach odkrywania: Uproszczenie procesu discovery dostosowane do wiedzy technicznej klienta zapewniło szybszy postęp bez uszczerbku dla głębokości planowania.