Mierzenie efektywności systemu projektowego: kluczowe wskaźniki do oceny wpływu finansowego

Czy wysiłek, jaki Twoja organizacja wkłada w systemy projektowe, rzeczywiście się opłaca? Wybór odpowiednich wskaźników do oceny opłacalności inwestycji w design system nie jest prosty. Kluczem jest dobranie tych, które pasują do celów organizacji i jej założeń biznesowych. Przyjrzyjmy się, które z nich mogą być dla Ciebie wartościowe.

Jeśli czytasz ten artykuł, prawdopodobnie zdecydowałeś się już na wdrożenie systemu projektowego w swojej firmie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o systemach projektowych i ich zaletach, zajrzyj na tę stronę lub przeczytaj case study o systemie projektowym, który zaprojektowaliśmy dla Wirtualnej Polski.

Tutaj skupimy się na mierzeniu wpływu systemu projektowego w obszarach UX, UI, efektywności zespołu oraz – szerzej – wpływu zmiany na całą organizację. Choć w internecie można znaleźć wiele artykułów na temat mierzenia efektywności systemów projektowych, większość z nich koncentruje się wyłącznie na zespołach projektowych, pomijając szerszą perspektywę biznesową. Przyjrzymy się, jak mierzyć efektywność DS pod kątem ROI i wpływu finansowego na całą organizację.

Zanim zaczniesz

Przed przystąpieniem do analizy wskaźników warto zdefiniować KPI i określić, co chcesz mierzyć w ramach systemu projektowego – i dlaczego. Zacznij od sprecyzowania swoich ambicji i celów. Jakie konkretne rezultaty chcesz osiągnąć lub jakie problemy rozwiązać za pomocą systemu projektowego? Czy zależy Ci przede wszystkim na zwiększeniu efektywności, poprawie współpracy, zapewnieniu spójności, czy też na realizacji innych, bardziej szczegółowych potrzeb?

Tutaj znajdziesz szczegółową listę 10 pytań wartych zadania na pierwszym spotkaniu.

Weź też pod uwagę skalę analizy. Ile projektów lub komponentów będziesz oceniać w ramach systemu projektowego? Gdy już określisz zakres oceny, możesz dostosować wskaźniki do odpowiedniego poziomu szczegółowości.

Kolejnym aspektem jest zaangażowanie różnych interesariuszy. Ilu projektantów, deweloperów lub zespołów produktowych aktywnie uczestniczy w pracy z systemem projektowym? Odpowiedzi na te pytania pozwolą Ci stworzyć jasny plan doboru wskaźników odpowiadających Twoim celom i odzwierciedlających dynamikę Twojego ekosystemu.

Wskaźniki ilościowe

Podstawowe wskaźniki ilościowe stanowią fundamentalne mierniki skuteczności systemu projektowego i rzucają światło na jego wpływ na całą organizację, badania użytkowników oraz propozycje wartości biznesowej. Co istotne, wskaźniki te stanowią punkt odniesienia, porównując dotychczasową metodologię projektowania z transformacyjnym potencjałem wdrożenia systemu projektowego.

Średni czas realizacji zadania

Porównanie średniego czasu potrzebnego do wykonania zadania z systemem projektowym i bez niego stanowi wymierny miernik wzrostu efektywności. Kwantyfikując czas zaoszczędzony dzięki zasobom systemu projektowego – takim jak gotowe komponenty i ustandaryzowane procesy – możesz ocenić wpływ systemu na optymalizację przepływu pracy.

Oszczędności kosztów na projekt Obliczanie oszczędności kosztów na projekt – poprzez szacowanie stawki godzinowej projektantów i czasu poświęconego na realizację projektu – daje bezpośrednią ocenę korzyści finansowych, jakie umożliwia design system. Ten wskaźnik ilustruje, w jaki sposób system usprawnia procesy projektowe, redukując roboczogodziny i związane z nimi koszty.

Liczba projektantów korzystających z systemu projektowego:

Skala adopcji, odzwierciedlona w liczbie projektantów aktywnie korzystających z systemu projektowego, jest przekonującym wskaźnikiem jego użyteczności i skuteczności. Większa liczba użytkowników oznacza powszechną akceptację i integrację systemu z codziennymi procesami pracy, potwierdzając jego wartość.

Miesięczny nakład pracy projektowej:

Śledzenie liczby godzin, które projektanci spędzają miesięcznie na projektowaniu nowych komponentów, dostarcza informacji na temat ewolucji i trwałości systemu projektowego. Wskaźnik ten może sygnalizować wysoki poziom aktywności podczas opracowywania i integrowania nowych komponentów. Z czasem spadek nakładu pracy może sugerować optymalizację i doskonalenie istniejącej biblioteki komponentów, a nie spadek użycia systemu.

Miesięczne oszczędności kosztów

Szacowanie oszczędności wynikających z korzystania z systemu projektowego daje kompleksowy obraz jego wpływu finansowego. Kwantyfikując redukcję godzin projektowych i związanych z nimi wydatków, organizacje mogą ocenić zwrot z inwestycji i uzasadnić dalsze nakłady na rozwój i utrzymanie systemu.

Aspekty operacyjne DesignOps

Obejmuje to analizę wolumenu i szybkości realizacji zapytań o komponenty, efektywności przetwarzania tych zapytań oraz częstotliwości skutecznych dostaw komponentów. Zrozumienie tych dynamik operacyjnych dostarcza cennych informacji o responsywności i skuteczności systemu projektowego w odpowiadaniu na zmieniające się potrzeby organizacji.

Jak skutecznie mierzyć adopcję systemu projektowego?

W większości dostępnych online materiałów „adopcja" jest wskazywana jako kluczowy wskaźnik sukcesu systemu projektowego w organizacji. Jednak pomiar tej adopcji – zarówno w kodzie, jak i w projektowaniu – budzi pewne kontrowersje.

Podstawowe wskaźniki w tym obszarze to:

• śledzenie liczby użyć danego komponentu;
• częstotliwość występowania komponentów i wzorców w kodzie;
• odsetek kodu zgodnego z wytycznymi.

Jednakże wysoka liczba użytych komponentów niekoniecznie świadczy o dobrze zaprojektowanym systemie. Niektórzy eksperci zalecają mierzenie liczby produktów, w których dany komponent został zaimplementowany przynajmniej raz. Dzięki temu można określić, które komponenty są używane, a które nie – oraz które produkty intensywnie korzystają z komponentów systemu projektowego, a które tylko sporadycznie lub wcale.

Alternatywnie można śledzić, gdzie komponenty są używane. Zamiast monitorować częstotliwość użycia komponentu, można śledzić liczbę stron, na których komponent systemu projektowego pojawił się przynajmniej raz. Pozwoli to ustalić, które komponenty są najpowszechniej stosowane i na jakich stronach.

Inne ważne wskaźniki adopcji to:

• Liczba komponentów „odłączonych" od systemu projektowego (stosowanych wtedy, gdy chcemy stworzyć nowy komponent na bazie istniejącego).
• Mierzenie, która wersja komponentu jest zaimplementowana w różnych miejscach. Jest to istotne, gdy design system jest używany przez różne produkty i platformy – celem jest sprawdzenie, czy produkt X korzysta ze starego czy nowego komponentu.
• Pokrycie architektury widoku przez komponenty systemu projektowego. Pokazuje, ile elementów w danym widoku pochodzi z systemu projektowego, a ile jest jednorazowym rozwiązaniem.

Pozostałe wskaźniki

• Efektywność zespołu. Mierz, ile czasu zajmuje zespołom zbudowanie nowego produktu z wykorzystaniem systemu projektowego organizacji.
• Czas wprowadzenia na rynek. Mierz, ile czasu zajmuje zespołom budowanie i testowanie prototypów.
• Wpływ na kod. Mierz, jak dużo kodu deweloperzy zmieniają przy każdym wdrożeniu.

Wskaźniki jakościowe

Podczas gdy wskaźniki ilościowe dostarczają cennych informacji o namacalnym wpływie systemu projektowego, dane jakościowe pozwalają głębiej zrozumieć jego miękkie, lecz równie istotne aspekty – takie jak efektywność współpracy i satysfakcja użytkowników.

Efektywność współpracy i komunikacja między zespołami. Pomiary jakościowe mogą pokazać, w jakim stopniu design system poprawia współpracę i komunikację między zespołami. Ankiety i wywiady skutecznie pozwalają zebrać opinie użytkowników z różnych zespołów i dyscyplin. Wgląd w dynamikę współpracy pozwala organizacjom oceniać takie wskaźniki jak zmniejszenie zależności, usprawnienie przepływów pracy i poprawa praktyk komunikacyjnych, jakie umożliwia design system.

Przykładowe pytania:

• Jak często korzystasz z systemu projektowego w swojej pracy?
• Jakie usprawnienia lub rozszerzenia chciałbyś zobaczyć w obecnym systemie projektowym?
• W jakim stopniu design system usprawnia Twój przepływ pracy – w skali od 1 (zdecydowanie nie) do 5 (zdecydowanie tak)?
• Czy zaobserwowałeś konkretne sytuacje, w których design system ułatwił współpracę lub komunikację między zespołami?

Stosując jakościowe metody zbierania danych i zadając ukierunkowane pytania, firmy mogą uzyskać zróżnicowane wglądy w doświadczenie użytkowników i dynamikę współpracy wokół systemu projektowego. Te jakościowe spostrzeżenia uzupełniają ilościowe dane pomiarowe, tworząc całościowy obraz wpływu systemu i umożliwiając stopniowe udoskonalenia w oparciu o opinie i preferencje użytkowników.

Czy istnieje formuła do mierzenia wpływu systemu projektowego na ROI?

Określenie zwrotu z inwestycji (ROI) systemu projektowego polega na ocenie wymiernych korzyści w stosunku do kosztów wdrożenia i utrzymania. Kluczowe wskaźniki oceny ROI systemów projektowych obejmują zyski osiągane w czasie z zbudowanego systemu projektowego oraz koszty jego budowy i utrzymania.

W 2022 roku Smashing Magazine przedstawił formułę obliczania efektu ROI systemów projektowych. Formuła ta porównuje koszty tworzenia i utrzymania produktów bez systemu projektowego z korzyściami i zyskami wynikającymi z wdrożenia takiego systemu.

Źródło: Smashing Magazine

X = procentowy udział czasu zainwestowanego w budowę systemu projektowego.

Y = procentowy udział czasu przeznaczonego na bieżące utrzymanie po fazie rozruchu. Faza rozruchu oznacza początkowy wysiłek potrzebny do doprowadzenia projektu do etapu, w którym może płynnie przejść w tryb utrzymania.

Z = czas zaoszczędzony dzięki systemowi projektowemu wyrażony w procentach – zyski produktywnościowe lub efektywnościowe.

Po obliczeniu składników „kosztów" i „zysku" można podstawić je do formuły ROI i obliczyć zwrot z inwestycji.

Istniejące badania dotyczące produktywności systemów projektowych pokazują, że zespoły projektowe zwiększyły swoją efektywność projektową średnio o 38%, a zespoły deweloperskie – średnio o 31%.

Przydatne zasoby

Jeśli interesują Cię dodatkowe materiały o systemach projektowych, zajrzyj na ten przewodnik lub skontaktuj się z nami bezpośrednio. Możesz też przeczytać ten artykuł o tym, dlaczego warto inwestować w design system. Zachęcamy do obserwowania nas na LinkedIn, aby być na bieżąco!

Jeśli chcesz wziąć udział w naszych trwających badaniach na temat polskich systemów projektowych, wypełnij tę ankietę – pomoże nam ona lepiej poznać krajobraz DS w Polsce!